Executive Assistant (m/f/d)

Aufgaben

• Umfassende Unterstützung eines Homebase-Teams, einschließlich eines Scientific Directors und zugehöriger Research Group Leaders.
• Übernahme einer wichtigen Rolle an der Schnittstelle zwischen Wissenschaftler*innen und Verwaltung, als professioneller, effizienter und höflicher erster Ansprechpartner, der oft ein hohes Maß an Kreativität und Taktgefühl erfordert.
• Organisation und Planung administrativer Logistik für einen Scientific Director, einschließlich Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen.
• Proaktive Überwachung und Unterstützung des Direktors.
• Priorisierung von Nachrichten zur Bearbeitung, Entwurf und Korrektur von Antworten in Englisch und Deutsch unter Wahrung der Vertraulichkeit.
• Erleichterung von Interaktionen und Kommunikation auf Deutsch.
• Vorbereitung von Agenden und Erstellung von qualitativ hochwertigen Protokollen, Nachverfolgung für den Direktor.
• Organisation administrativer Aufgaben für die Homebase des Direktors (2-3 zusätzliche Gruppenleiter), mit Schwerpunkt auf Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen.
• Unterstützung von Instituts-Komitees, Vorbereitung von Agenden und Protokollen, Nachverfolgung von Aufgaben.
• Koordination von Besuchen und Veranstaltungen für Gastwissenschaftler*innen (z. B. Meetings, Seminare, Sommerschulen, Alumni-Veranstaltungen).
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Unterstützung bei ersten Vertragsanfragen und -verlängerungen, Onboarding und Offboarding).
• Austausch mit Kolleg*innen aus dem Bereich der Assistenz bezüglich Arbeitsangelegenheiten, Qualitätsverbesserung und kontinuierlicher persönlicher Weiterentwicklung.
• Organisation von Büromaterial, Ablagesystemen und anderer Ausrüstung.
• Vereinbarung von Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen.

Profil

• Berufsausbildung/Studium als Executive Assistant, Eventmanagerin, Fremdsprachenkorrespondentin oder vergleichbar.
• Exzellente schriftliche und mündliche Englisch- und Deutschkenntnisse (Letzteres auf B2-Niveau oder höher).
• Proaktive Denkweise mit sehr starken Zeitmanagementfähigkeiten und strukturierter Arbeitsweise.
• Fähigkeit, eine vielfältige und sich ändernde Arbeitslast zu bewältigen und zu priorisieren.
• Interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent.
• Gute Softwarekenntnisse, insbesondere der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und interner Datenbanken.

Wünschenswerte Eigenschaften

• Idealerweise über 3 Jahre Erfahrung in einem vergleichbaren Umfeld.
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung.
• Kreativität, Optimismus und Motivation bei der Problemlösung.

Wir bieten

• Ein zunächst auf 2 Jahre befristeter Vertrag, mit Verlängerung nach gegenseitiger Vereinbarung.
• Vergütung basierend auf Qualifikation, Tätigkeit und Erfahrung gemäß TVöD Bund, bis zu EG8.
• Eine abwechslungsreiche, interessante und entscheidende Rolle in einem modernen, wissenschaftlichen und internationalen Umfeld.
• Möglichkeiten für regelmäßiges berufliches Wachstum und Austausch, individuelle Schulungen und persönliche Weiterentwicklung.
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung, Zuschuss zum VVO-Jobticket, Gruppenunfallversicherung).
• Aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance.
• Möglichkeit für Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Absprache.

Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre vollständige Bewerbung bis zum 13.11.2026 über unser Online-Bewerbungssystem unter Angabe von 2026-ExecutiveAssistant-Homebase-6000 ein.

Max Planck Institute of Molecular Cell Biology and Genetics
Pfotenhauerstr. 10
01307 Dresden, Germany

• Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Lebensbereichen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Identitätsmerkmalen.
• Die Max-Planck-Gesellschaft zielt insbesondere darauf ab, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir laden daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein.
• Die Max-Planck-Gesellschaft engagiert sich zudem für die Erhöhung der Anzahl von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft und ermutigt daher qualifizierte Personen, sich zu bewerben.
• Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit „berufundfamilie“ zertifiziert.
• Wenn Sie eine Stellenbewerbung beim MPI-CBG einreichen, übermitteln Sie personenbezogene Daten. Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung für Informationen darüber, wie wir personenbezogene Daten gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung erheben und verarbeiten. Mit Einreichung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Informationen in unserer Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben.