Eventmanagement

Die Rolle und das Event

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine Person, die die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer unserer Veranstaltungen am 11. Juni 2027 verantwortet. Dieses Event findet zum zehnjährigen Geburtstag des Prototype Fund statt. Wir wollen auf die letzten zehn Jahre zurückblicken, uns über große Themen der freien und Open-Source-Software sowie zur Bedeutung öffentlicher FOSS-Förderung austauschen und den Alumniae unserer über 400 Förderprojekte einen Ort zum Netzwerken bieten. Geplant sind Panels, Keynotes, Lightning Talks, Demos, Gelegenheiten zum Austauschen und Kennenlernen und natürlich zum Feiern mit ca. 500 Teilnehmenden. Dafür kümmerst du dich beispielsweise um die Koordination mit der Eventlocation in Berlin, kommunizierst mit Gästen und Speakerinnen, behältst am Tag des Events selbst den Überblick und kümmerst dich im Nachgang um die Abrechnung und Dokumentation.

Du bringst Erfahrungen im Eventmanagement, bist organisiert und kannst gut mit Menschen. Du hast Lust darauf, eng mit deinem Team zusammenzuarbeiten und Arbeitspakete auch zusammen zu beackern. Es fällt dir leicht zu priorisieren, du gerätst nicht in Panik, wenn etwas mal nicht klappt, und hast Ideen, wie eine gute Veranstaltung zu einer besonderen wird, die den Gästen im Gedächtnis bleibt.

Der Prototype Fund

Der Prototype Fund ist ein Förderprogramm für Freie- und Open-Source-Software aus der Gesellschaft und für die Gesellschaft. Das Programm existiert seit 2017, mit Mitteln des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt fördern wir jährlich bis zu 50 Projekte von freien Entwickler*innen und kleinen Teams, die zum Ziel haben, gesellschaftliche Herausforderungen mit dem innovativen Einsatz von Technologie anzugehen. In unserem Team aus aktuell sechs (und ab 2027 voraussichtlich acht) Personen kümmern wir uns um die Betreuung der Projekte, die Evaluation der Maßnahme, die Kommunikation zum Programm und den Förderprojekten sowie die Vernetzung im Open-Source-Ökosystem und darüber hinaus. Der Prototype Fund ist ein Programm der Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.

Deine Aufgabenbereiche sind:

Du bist für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unseres Jubiläumssevents (ca. 500 Teilnehmende, 11.06.2027) zuständig. Dies beinhaltet u. a.:

• Koordination von Aufbau und Logistik,
• Koordination unserer Dienstleister*innen,
• Kommunikation mit Speakerinnen und Ausstellerinnen,
• Gästekommunikation, Gästelistenmanagement,
• Unterstützung bei der Außenkommunikation über das Event,
• Unterstützung bei der Produktion von Merch/Goodies,
• organisatorische Verantwortung am Tag der Veranstaltung,
• Planung und Abwicklung der Reisekosten,
• Verarbeitung von Rechnungen.
• Dokumentation und Wissensmanagement: Uns ist wichtig, nach dem Event eine gute Dokumentation zu haben, auf die wir unsere Berichte für den Zuwendungsgeber und die Planung zukünftiger Events basieren können.

Weil wir ein kleines Team sind, teilen wir uns zudem administrative Aufgaben wie die Bearbeitung von Rechnungen und arbeiten in Teilen gemeinsam an Aufgabenpaketen.

Da die Veranstaltung mit einigem Vorlauf geplant werden muss, stehen einige Dinge wie die Eventlocation, Umfang des Caterings, grobes Programm etc. bereits fest. Darüber hinaus freuen wir uns, deine Ideen und Vorschläge zu hören und möchten dir Gestaltungsspielraum bei der Planung und Durchführung der Austauschformate und anderer Details geben.

Wichtig für uns ist:

• Du konntest bereits Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen sammeln.
• Du kannst gut mit Menschen, bist exzellent organisiert und kannst dich fix in bestehende Strukturen und Planungen einarbeiten.
• Du schreibst und sprichst sehr gut Deutsch (entsprechend UNICERT C1; ein Zertifikat ist nicht erforderlich), auch die Kommunikation auf Englisch fällt dir leicht.
• Du organisierst und koordinierst gern und kannst selbständig Prioritäten setzen.
• Du bist eine Teamplayerin und kommunizierst deine Arbeitsschritte transparent und proaktiv.
• Du besitzt Verhandlungsgeschick und ein Auge fürs Budget.
• Du bist offen für die Nutzung von Open-Source-Tools, die wir im Team viel und gern verwenden.

Du glaubst, dass ein paar Aspekte aus der Ausschreibung nicht zu dir passen, viele andere aber schon? Dann bewirb dich bitte trotzdem.

Wir legen im Team großen Wert darauf, eine sichere und angenehme Arbeitsumgebung für Menschen zu bieten, die sich im Arbeitskontext und darüber hinaus mit Benachteiligung konfrontiert sehen. Aus diesem Grund freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen, die dies betrifft, besonders.

Weil die Stelle für 75 % Arbeitszeit und sechs Monate Laufzeit ausgeschrieben ist, können wir uns gut vorstellen, dass sie für Personen geeignet ist, die sich beispielsweise in einer Umbruchphase befinden oder ein neues Feld ausprobieren möchten sowie für Personen, die auch selbstständig tätig sind.

Wir bieten dir:

• Die Mitarbeit an einem spannenden Projekt mit gesellschaftlichem Mehrwert mit einer engagierten Community und einem großartigen Projektteam in der ebenso großartigen Open Knowledge Foundation.
• Im Büro erwarten dich eine gute Atmosphäre, kostenlose Getränke, außerdem häufig Snacks und Süßes. Unser Büro ist mit einem Fahrstuhl stufenfrei erreichbar, es gibt auch eine barrierefreie Toilette. Wenn du am und um den Arbeitsplatz auf weitere Barrieren stößt, möchten wir sie abbauen.
• Zugang zu unserem deutschen und internationalen Netzwerk.
• Ein Umfeld, in dem du viel über Technologie, Open Source und darüber hinaus lernen kannst.
• Freiraum, Themen einzubringen und Ideen und Formate auszutesten.
• Überstundenausgleich und die Flexibilität, dir deine Aufgaben und deine Arbeitszeiten in Absprache mit dem Team nach deinen Bedürfnissen einzuteilen.
• Ein Zuschuss zum BVG-Monatsabo oder Deutschlandticket.

Zahlen, Daten, Fakten:

• Bewerbungsfrist: Sonntag, 1. November 2026
• Bewerbungsgespräche: in der KW48, am liebsten in Person
• Vertragsbeginn: 15. Januar 2026
• Zeitlicher Aufwand: 30 h/Woche (75 %); sollte dir ein geringfügig abweichender Umfang vorschweben, teile uns dies bitte bereits mit der Bewerbung mit
• Gehalt: nach TV-L E12/S1
• Urlaub: 30 Tage bei 5 Arbeitstagen/Woche
• Ort: Unser Büro ist in Berlin - dort arbeiten wir mindestens einmal die Woche gemeinsam.
• Laufzeit: Die Position ist zum 15. Juli 2027 befristet. Nach aktuellem Stand besteht keine Aussicht auf Verlängerung der Stelle.

Bewerbung

Sende deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf ohne Foto, relevante Zeugnisse) bitte in einem PDF-Dokument per E-Mail mit der Betreffzeile „Eventmanagement“. Fragen zur Stelle und zum Bewerbungsprozess können gestellt werden. Mit einer Rückmeldung auf deine Bewerbung ist um die 48. Kalenderwoche zu rechnen.