ESC Volunteer, Administration & Office Management

Schwarzkopf Stiftung Junges Europa – Berlin

Aufgaben

Die Tätigkeiten konzentrieren sich auf die Verwaltung und beinhalten die Unterstützung der Geschäftsführung bei Bedarf. Die freiwillige Person übernimmt ein breites Spektrum an alltäglichen Büroaufgaben. Die folgende Liste enthält Beispiele, die je nach Hintergrund der freiwilligen Person umgesetzt werden. Präferenzen werden im Vorstellungsgespräch besprochen.

  • Unterstützung bei der Bearbeitung der digitalen und analogen ein- und ausgehenden Post sowie der zentralen Telefonleitung
  • Ansprechpartnerin für Mitarbeiterinnen, Gäste und externe Dienstleister
  • Organisation von Meetings, Terminen und internen Prozessen
  • Pflege unserer Büroräume, Arbeitsplätze und des Veranstaltungsraums, einschließlich Inventur und Koordination von Bestellungen
  • Unterstützung in der Buchhaltung für die vorbereitende Buchhaltung und das Ablagesystem bei der Prüfung und dem Hochladen von Belegen in unser internes Buchhaltungstool
  • Pflege unserer Kontaktdatenbank
  • Einführung neuer Kolleg*innen in das Büroumfeld
  • Unterstützung der Stiftungsdirektoren bei der internen Dokumentation, dem Wissensmanagement und der Vorbereitung von Fundraising-Meetings
  • Begleitung der Verwaltungsleitung bei täglichen Aufgaben
  • Weitere Aufgaben - abhängig von Ihren Talenten, aktuellen Projekten und Veranstaltungen

Profil

  • Alter zwischen 18 und 30 Jahren

Wir bieten

  • Erfahrung in einer gemeinnützigen Organisation, die Bildungsprogramme für junge Menschen in ganz Europa durchführt
  • Einblicke in Bereiche wie NGO-Management, Fundraising, Projektmanagement und Kommunikation
  • Die Möglichkeit, Teil eines jungen, motivierten und multikulturellen Teams zu sein
  • Das Leben in einer der coolsten Hauptstädte Europas
  • Eine Pauschale für Lebenshaltungskosten sowie eine Unterkunft

Rahmenbedingungen

Vollzeit, Dauer von 12 Monaten, idealerweise beginnend im Februar 2027, im Rahmen des Europäischen Solidaritätskorps (ESC).

Über Schwarzkopf Foundation

Die Schwarzkopf Foundation betreibt Bildungsprogramme für junge Menschen in ganz Europa.