Einkaufsassistenz (w/m/d)

Kurzbeschreibung der Position

Wir suchen eine Einkaufsassistenz (w/m/div) für das Museum für Naturkunde - Leibniz-Institut für Evolutions- und Biodiversitätsforschung (MfN) in Berlin.

Hauptaufgaben

• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen bis zu einem Auftragswert von 100.000 € unter Beachtung haushalts- und vergaberechtlicher Vorgaben.
• Umfassende Abwicklung der Beschaffungsprozesse in SAP: von der Anlegung von Kreditoren und Auslösung von Bestellungen über die Stammdatenpflege bis hin zur Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Prüfung von Bestellanforderungen sowie Beratung der Mitarbeitenden in allen Beschaffungsangelegenheiten.
• Einholung, formale Prüfung, Wertung und wirtschaftliche Analyse von Vergleichsangeboten.
• Kommunikation mit Lieferanten und intern mit Bedarfsträger:innen.
• Unterstützung bei komplexen Vergabeverfahren, insbesondere Prüfung der Bietereignung sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.
• Vollständige Dokumentation der Vergabeverfahren einschließlich Registerabfragen.
• Anlage und Pflege von Kreditoren- und Stammdaten sowie Bestellabwicklung im SAP-System.
• Organisation und Führung der Vergabe- und Beschaffungsakten sowie Steuerung des Post- und Mailverkehrs.
• Nachforderung und Fristenkontrolle fehlender Unterlagen.
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft und bei Jahresabschlussarbeiten.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen.
• Eingehende Fachkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht UVgO, VgV, BerlAVG, LHO, GWB, EU-Vergaberichtlinien.
• Grundkenntnisse im Vertragsrecht, Handelsrecht und im Steuerrecht.
• Sichere Buchhaltungskenntnisse.
• Idealerweise Vorkenntnisse in SAP R/3.
• Anwendungsbereite Kenntnisse in den üblichen MS Office-Programmen.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Analytisches Denken, hohe Einsatzbereitschaft, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Teilzeit mit 27 Stunden/Woche
• Befristung für die Dauer von 24 Monaten
• Entgeltgruppe E 6 TV-L
• Sehr gute ÖPNV Anbindung in der Mitte von Berlin.
• Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• Mobiles Arbeiten ist bis zu 60 Prozent der individuellen Arbeitszeit möglich.
• Vergütung nach TV-L mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen.
• Arbeitgeberzuschuss zum VBB Firmenticket oder Deutschlandticket Job.
• Mitarbeiterevents, betriebliches Gesundheitsmanagement und Sprachkurse.
• 30 Urlaubstage sowie den 24. Dezember und 31. Dezember frei.