Community Manager (m/f/d)

Ihre Mission

Wir suchen einen missionsgetriebenen und proaktiven Community Manager (m/w/d), um unsere programmatischen und operativen Aktivitäten beim International Civil Society Centre zu verstärken. Sie werden eine Schlüsselrolle beim Aufbau von Beziehungen, der Verwaltung von Veranstaltungen und der Optimierung unseres Stakeholder-Engagements spielen, um unsere Mission voranzutreiben, internationale Zivilgesellschaftsorganisationen (ICSOs) dabei zu unterstützen, wirkungsvoll zu bleiben und ihre Resilienz zu stärken.

Dies ist eine Gelegenheit, Verantwortung für das Eventmanagement, das Stakeholder-Management, die CRM-Optimierung und die teamübergreifende Koordination zu übernehmen und sicherzustellen, dass unsere Arbeit unser globales Netzwerk von Zivilgesellschaftsorganisationen verbindet und inspiriert.

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einem kollaborativen Umfeld aufblüht und leidenschaftlich gerne Kontakte knüpft, Beziehungen aufbaut und kommuniziert. Jemand, der es liebt, Prozesse zu organisieren und zu optimieren und Details konsequent zu verfolgen. Jemand, der daran interessiert ist, sicherzustellen, dass unsere Veranstaltungen und unsere Kommunikation inklusiv, wirkungsvoll und im Einklang mit unseren Werten stehen.

Die Stelle ist derzeit mit 80 % - 100 % FTE geplant. Der Stelleninhaber muss das Recht haben, in Deutschland zu arbeiten, und muss in der Lage sein, an persönlichen Meetings und Veranstaltungen in unserem Büro in Berlin sowie gelegentlichen internationalen Reisen (etwa 2-3 Mal pro Jahr) teilzunehmen.

Kernaufgaben

Ihr Hauptaugenmerk wird auf dem Eventmanagement, dem Stakeholder-Engagement, der CRM-Verantwortung und dem Kommunikationsmanagement liegen. Dies umfasst die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Eventmanagement:

• Leitung der Vorbereitung und Durchführung von physischen Veranstaltungen (2-3 Veranstaltungen jährlich): z. B. Buchung von Veranstaltungsorten, Unterkünften, Catering, Konferenztechnik und geförderter Teilnahme.
• Leitung der Vorbereitung und Durchführung von Online-Veranstaltungen, einschließlich der Auswahl von Online-Plattformen.
• Koordination der Eventvorbereitung, einschließlich des Managements und Briefings von Sprechern für spezifisch zugewiesene Veranstaltungen.
• Leitung des Teilnehmermanagements und der Kommunikation, sofern nicht anders mit den jeweiligen Kollegen vereinbart. Entwicklung und Überwachung von Arbeitsplänen und Risikobewertungen für eine Vielzahl paralleler Veranstaltungen.
• Finanzmanagement: Budgetverantwortung für festgelegte Eventbudgets und Verwaltung von Prozessen mit geförderten Teilnehmern.
• Koordination der Nutzung und des potenziellen Kaufs relevanter Konferenztechnik und Lizenzen.
• Kontinuierliche Verbesserung der Qualität von Veranstaltungen, z. B. durch die Einführung neuer Technologien, neuer Formate, die Optimierung von Prozessen und das Publikumsmanagement.
• Bereitstellung eines freundlichen, zuverlässigen und effizienten Service für Eventteilnehmer.
• Sicherstellung, dass Veranstaltungen inklusiv, wirkungsvoll und im Einklang mit unseren organisatorischen Werten stehen.

Stakeholder-Management:

• Proaktives Mapping, Management und Stärkung der Beziehungen zu unseren wichtigsten Stakeholdern, einschließlich ICSOs, Netzwerkorganisationen, Partnern und Eventteilnehmern.
• Funktion als vertrauenswürdiger Ansprechpartner, um sicherzustellen, dass Stakeholder sich geschätzt, gehört und eingebunden fühlen, sowie Aufbau von Beziehungen.
• Koordination, Entwicklung und Kuratierung der internen und externen Kommunikation mit Anteilseignern und Partnerorganisationen, einschließlich Newslettern und gezielten Updates (zusammen mit dem Communications Manager und dem Programmteam).
• Zusammenarbeit mit den Programm- und Kommunikationsteams, um die Engagement-Strategien mit unserer übergeordneten Mission in Einklang zu bringen.
• Überwachung, Verfolgung und Dokumentation des Engagements wichtiger Stakeholder und Beitrag zur Berichterstattung.

CRM-Management:

• Übernahme der Verantwortung für unser CRM-System (wir verwenden MS Dynamics), um sicherzustellen, dass es schlank, effizient ist und das Stakeholder- und Eventmanagement effektiv unterstützt.
• Optimierung und Pflege des CRM, um Daten zu rationalisieren, Prozesse zu verbessern und das Stakeholder-Engagement zu steigern.
• Schulung und Unterstützung von Kollegen bei der effektiven Nutzung des CRM, um dessen Potenzial maximal auszuschöpfen.

Ihr Profil

Wir suchen eine verantwortungsbewusste, proaktive und teamorientierte Fachkraft, die sich mit unserer Mission identifiziert.

Folgende Fähigkeiten sind für diese Rolle essenziell:

• Tiefgehende Erfahrung im Eventmanagement (sowohl persönlich als auch online) mit einer nachgewiesenen Fähigkeit, Veranstaltungen von Anfang bis Ende zu planen, zu koordinieren und durchzuführen, einschließlich Logistik, Teilnehmermanagement und Follow-up nach der Veranstaltung.
• Starker Hintergrund im Stakeholder-Engagement mit nachweisbarer Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von Beziehungen zu verschiedenen Gruppen (z. B. ICSOs, Partnern oder Teilnehmern).
• Fließendes Englisch (in Wort und Schrift).
• Erfahrung in der Verwaltung von CRM-Systemen (MS Dynamics ist ein Plus), einschließlich der Optimierung von Prozessen, der Schulung von Benutzern und der Sicherstellung der Datengenauigkeit.
• Fähigkeit, sich an ein flexibles Arbeitsumfeld innerhalb einer Organisation in strategischer Überprüfung anzupassen, mit einem proaktiven Ansatz im Umgang mit Veränderungen.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig effektiv in einem Team zu kollaborieren.
• Starkes Bekenntnis zu unseren Werten von Gerechtigkeit, Würde und Solidarität.

Weitere Fähigkeiten, die für die Rolle von Vorteil sein könnten:

• Erfahrung im Zivilgesellschaftssektor und tiefgehende Kenntnisse darüber.
• Erfahrung mit Online-Eventplattformen, Kommunikationstools sowie Verständnis und Management von sozialen Medien.
• Ausbildung oder Training in Eventmanagement, Marketing oder Stakeholder-Management.

Wir suchen Sie, wenn Sie Beziehungen organisieren, das Stakeholder-Engagement vorantreiben und Aufgaben mit einem proaktiven Ansatz verfolgen möchten. Sie sollten sich mit der Mission und den Werten des Centre identifizieren und bereit sein, mit Ihren Aufgaben zu wachsen, andere zu inspirieren und einen Unterschied für die Menschen zu machen, mit denen Sie arbeiten.

Wir setzen uns für einen vielfältigen, inklusiven und authentischen Arbeitsplatz ein. Wenn Sie daher begeistert von dieser Rolle sind, Ihre bisherige Erfahrung aber nicht perfekt mit jeder Qualifikation in der Stellenbeschreibung übereinstimmt, ermutigen wir Sie dennoch zu einer Bewerbung. Sie könnten genau die richtige Person für diese oder andere Rollen sein.

Warum wir?

Wir bieten:

• Die Möglichkeit, im Zentrum unserer Mission zu stehen und das Stakeholder-Engagement sowie die Beziehungen zu unserem globalen Netzwerk von Zivilgesellschaftsorganisationen direkt zu beeinflussen und zu gestalten.
• Die Möglichkeit, Teil einer kleinen, internationalen und ambitionierten Organisation mit enthusiastischen und vielfältigen Kollegen zu sein, die die weltweit größten ICSOs unterstützen.
• Familienfreundliche und flexible Home-Office-Regelungen ohne feste Bürozeiten, einschließlich der Möglichkeit, für vereinbarte Zeiträume aus dem Ausland zu arbeiten.
• Volle Gehaltsfortzahlung für bis zu 5 Kindkranktage pro Kind.
• Flexible Arbeitszeiten um eine Kernzeit (10:00 – 15:00 Uhr).
• 30 Tage Jahresurlaub, zwei teamweite freie Halbtage am 24. Dezember und 31. Dezember sowie Ausgleich von Überstunden durch freie Tage.
• Teilweise Bezuschussung zum Deutschlandticket oder Urban Sports Club Abonnement.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, einschließlich bis zu drei freier Tage pro Jahr für die persönliche Entwicklung (zusätzlich zu den gesetzlich vorgesehenen 5 Tagen Bildungsurlaub).
• Regelmäßige Team-Events online und offline.

Stellenbezeichnung: Community Manager (m/w/d)
Mitglied von: Operations Team
Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche (100 % FTE). Eine Teilzeitbeschäftigung von mindestens 32 Stunden pro Woche (80 % FTE) ist bei Bedarf möglich.
Standort: Berlin, Deutschland. Bitte beachten Sie, dass wir keine dauerhafte Arbeitsregelung von außerhalb Deutschlands unterstützen können.
Befristung: Befristeter Vertrag, zunächst für 2 Jahre, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.
Gehalt: Internes Gehaltsband IV, von 42.000 EUR bis 50.400 EUR jährlich für FTE, je nach Erfahrung.
Startdatum: 1. September 2026 oder später.

Zeitplan der Einstellung:

• 8. Juli 2026 COB: Bewerbungsfrist
• 13.–17. Juli 2026: 30-minütige Online-Interviews
• 20.–22. Juli 2026: Persönliche Interviews in unserem Büro in Berlin
• 23.-24. Juli 2026: Einholung von Referenzen und Stellenangebot
• Startdatum: Idealerweise ab 1. September 2026 oder später auf Wunsch des Bewerbers.

Bewerbung
Ihre Bewerbung sollte:

• aus einem Lebenslauf und einem Anschreiben (beide in Englisch) bestehen, in denen Sie Ihre Motivation zur Zusammenarbeit mit uns, Ihre Eignung für die Rolle, die Fähigkeiten, die Sie zur erfolgreichen Umsetzung beitragen werden, sowie Beispiele für erfolgreiches Stakeholder- und Eventmanagement mit CRM darlegen. Bitte geben Sie auch die gewünschte Stundenanzahl pro Woche und das frühestmögliche Startdatum an.
• Referenzen (falls vorhanden) enthalten. Bitte beachten Sie, dass wir Referenzen nur für finale Kandidaten in der letzten Phase des Rekrutierungsprozesses kontaktieren und die Kandidaten immer vorab informieren.
• auf die Beifügung eines Fotos in Ihren Bewerbungsunterlagen verzichten, da wir unsere Bewertung ausschließlich auf Qualifikationen und Erfahrung stützen möchten.

Bitte beachten Sie, dass unser Prüfungsprozess sowohl vor als auch nach der Bewerbungsfrist einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Seien Sie versichert, dass wir uns bemühen, allen Bewerbern eine Rückmeldung zu geben; Ihre Geduld beim Warten auf eine Antwort wird daher sehr geschätzt.

Unser Engagement für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion ist unerschütterlich. Wir rekrutieren ohne Diskriminierung aufgrund von Faktoren wie ethnischer, nationaler oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung. Wir glauben an die Schaffung eines einladenden und inklusiven Umfelds, das die einzigartigen Perspektiven und Hintergründe aller Individuen schätzt und feiert und so zu einer stärkeren und lebendigeren Organisation beiträgt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über uns

Das International Civil Society Centre wird von 16 internationalen Zivilgesellschaftsorganisationen getragen und unterstützt. Wir bringen diese Organisationen zusammen, um Wissen zu teilen, die Zusammenarbeit zu stärken und die bedeutenden Herausforderungen, vor denen die Zivilgesellschaft heute steht, zu bewältigen.

Durch die Ausrichtung von Veranstaltungen, die Förderung gemeinsamen Lernens und die Analyse zukünftiger Trends helfen wir Organisationen, neue Ideen zu erkunden, auf aufkommende Risiken zu reagieren und die Zukunft der Zivilgesellschaft zu gestalten.

Gemeinsam streben wir danach, sicherzustellen, dass die Zivilgesellschaft stark und vernetzt bleibt und in der Lage ist, Gerechtigkeit und Würde für Einzelpersonen und Gemeinschaften weltweit voranzutreiben.