Chief of Staff to the Executive Director

Aufgaben

• Sie unterstützen den Institutsdirektor bei der Entwicklung und Überprüfung der Institutsstrategie und des Forschungsportfolios; Sie bereiten Strategieprozesse, Leitungsretreats und Positionspapiere vor; Sie beobachten aufkommende Technologie-, Markt- und Politiktrends in den Fachgebieten des Instituts und bringen diese der Leitung zur Kenntnis.
• Sie bereiten die Leitungssitzungen des Instituts vor und nach: mit dem Direktor festgelegte Agenden, Briefing-Unterlagen und Entscheidungsvorlagen, konsolidierte Beiträge der Abteilungen, Protokolle und systematische Nachverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen bis zum Abschluss. Sie managen die kritischen kurz- und langfristigen Prioritäten des Direktors, leiten Sonderprojekte im Auftrag des Direktors und fungieren als Integrator zwischen dem Direktor, den Abteilungsleitern und der Verwaltung.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für die internationalen Beziehungen des Instituts, von Partnerschaftsvereinbarungen und Delegationsreisen bis hin zur internationalen Agenda des Direktors. Sie planen und orchestrieren hochrangige Besuche von Ministern und Abgeordneten, Branchenführern, internationalen Delegationen und Gremien: Programmentwurf, Briefings für den Direktor und die präsentierenden Teams, Protokoll und Logistik sowie strukturierte Nachbereitung.
• Sie koordinieren die Unternehmenskommunikation des Instituts, die derzeit auf drei Abteilungen verteilt ist, und entwickeln sie zu einer kohärenten Funktion mit einem gemeinsamen Redaktions- und Veranstaltungskalender, konsistenten Botschaften und Marken sowie klaren Genehmigungsabläufen für Presse, Web, soziale Medien und Publikationen. Sie koordinieren die Präsenz des Instituts auf führenden internationalen Ausstellungen und Konferenzen (z. B. MWC, IBC, NAB, OFC und ECOC), von der Ausstellungsplanung und den Botschaften bis hin zu Führungskräfteauftritten und Nachbereitung.
• Sie beobachten kontinuierlich offene und anstehende Ausschreibungen deutscher Bundes- und Landesministerien sowie von EU-Programmen und relevante politische Entwicklungen; Sie bewerten deren Relevanz für das Institut, informieren die Abteilungsleiter strukturiert, verfolgen Fristen und die Reaktionen des Instituts und unterstützen die Positionierung des Instituts gegenüber Ministerien und Förderagenturen.
• Sie sammeln, konsolidieren und qualitätsprüfen die Schlüsseldaten des Instituts (Finanzen, Personal, Projekte, Publikationen, Patente, Branchenumsatz, KPIs), pflegen die Faktenbasis und das Management-Dashboard des Instituts und bereiten Berichte, Briefings, Redeentwürfe und Präsentationen für den Direktor, Gremien, Geldgeber und Partner vor.

Profil

• Abgeschlossene Promotion (Dr. / PhD) in Ingenieurwissenschaften, Naturwissenschaften, Informatik, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet. Eine Promotion ist zwingende Voraussetzung: Sie treten als Peer mit Forschern in Dialog und erfassen komplexe technische Themen schnell.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, in der Forschungsstrategie, in der Unternehmensberatung, in einem Ministerium oder einer Förderagentur oder in einer vergleichbaren Position an der Schnittstelle von Wissenschaft, Wirtschaft und Politik. Erfahrung in einem internationalen Forschungsumfeld ist von Vorteil.
• Fundierte Kenntnisse des deutschen und europäischen Forschungs- und Innovationssystems, einschließlich öffentlicher Förderprogramme, und ein gutes Verständnis der internationalen Wissenschafts- und Technologielandschaft.
• Herausragende Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten: Sie strukturieren komplexe, parallele Prozesse, stimmen viele Stakeholder aufeinander ab und treiben Themen zum Abschluss, wobei Sie strategisches Denken mit sorgfältiger Ausführung verbinden.
• Starke analytische und datenbezogene Fähigkeiten; sicherer Umgang mit Reporting- und Analysetools und die Fähigkeit, heterogene Daten in klare Managementinformationen zu verwandeln.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; Erfahrung in der Unternehmens-, Wissenschafts- oder politischen Kommunikation, auf Messen oder im Management großer Veranstaltungen ist von Vorteil.
• Internationale Ausrichtung und interkulturelle Kompetenz, mit der Bereitschaft, zu Partnern, Messen und Konferenzen weltweit zu reisen.
• Persönliche Qualitäten: Diskretion und Loyalität, politisches Fingerspitzengefühl, ein sicheres, aber serviceorientiertes Auftreten gegenüber hochrangigen Stakeholdern und die Fähigkeit, unter Zeitdruck Prioritäten zu setzen und selbstständig zu handeln.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (C1 oder höher in beiden).

Wir bieten

• Eine Schlüsselrolle im Zentrum eines weltklasse Forschungsinstituts mit direkter Berichtslinie an den Institutsdirektor und Sichtbarkeit im gesamten Institut und seinem internationalen Netzwerk.
• Echter Einfluss: Sie gestalten die Forschungsagenda und die Art und Weise, wie das Institut geführt wird, kommuniziert und sich der Welt präsentiert.
• Die Möglichkeit, ein neues Executive Office von Grund auf aufzubauen.
• Enger Kontakt zu führenden Wissenschaftlern, Technologieunternehmen, Ministerien und internationalen Partnern sowie regelmäßige Teilnahme an wichtigen internationalen Ausstellungen und Konferenzen.
• Attraktive Vergütung und Sozialleistungen nach öffentlichem Recht, flexible Arbeitszeitmodelle und ein breites Angebot an Weiterbildungsmöglichkeiten im Herzen Berlins.

Rahmenbedingungen

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist ausdrücklich erwünscht.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Diese Stelle ist auch in Teilzeit zu besetzen.
Wir schätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassungsfähig – für Bewerberinnen und Bewerber mit Behinderungen arbeiten wir gemeinsam an Lösungen, die ihre Fähigkeiten bestmöglich fördern.

Über Fraunhofer Heinrich Hertz Institut HHI

Mit seinem Fokus auf die Entwicklung von Schlüsseltechnologien, die für die Zukunft von entscheidender Bedeutung sind, und die Ermöglichung der kommerziellen Nutzung dieser Arbeit durch Wirtschaft und Industrie, spielt Fraunhofer eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Pionier und Katalysator für bahnbrechende Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz gestaltet Fraunhofer die Gesellschaft jetzt und in Zukunft mit.

Bewerbung

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Fraunhofer-Institut für Nachrichtentechnik, Heinrich Hertz-Institut HHI

Requisition Number:85711

Job Segment: Informatik, Unternehmensberatung, Zweisprachig, Teilzeit, Forschung, Technologie, Management