Büro-Assistentin Elternzeitvertretung

Über uns

Oxfam Deutschland e.V.ist eine internationale gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin. Im internationalen Oxfam-Verbund setzen sich 22 Oxfam-Organisationen mit rund 2.350 lokalen Partnern in fast 80 Ländern für eine gerechte Welt ohne Armut ein. Weitere Informationen erhalten Sie unter

Diese Aufgaben warten auf Sie

Als Büro-Assistentin sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags in unserer Berliner Geschäftsstelle. Sie koordinieren organisatorische Prozesse, behalten den Überblick über administrative Abläufe und unterstützen Kolleginnen in vielfältigen Aufgaben des Tagesgeschäfts.

Sie betreuen unseren Empfang und sind erste Ansprechperson für Besucherinnen sowie Ansprechpartnerin am Telefon – und somit „das Gesicht“ von Oxfam Deutschland.

Ihre Aufgaben im Einzelnen:

• Empfang und Betreuung aller Besucher*innen
• Betreuung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen
• Freundlicher und souveräner Umgang mit telefonischen Rückfragen, Beschwerden und sensiblen Anliegen externer Ansprechpartner*innen
• Unterstützung der Mitarbeiter*innen im organisatorischen Tagesgeschäft
• Kommunikation mit Spenderinnen, ehrenamtlichen Shop-Mitarbeiterinnen sowie Korrespondenz mit Dienstleistern
• Operative Betreuung neuer Mitarbeitenden
• Bearbeitung der Eingangspost
• Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Büromöbeln unter Berücksichtigung der Oxfam-Richtlinien
• Erstellung, Aufbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen in Excel, PowerPoint und Word
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Meetings und internen Terminen sowie unterstützende Organisation von Betriebsfeiern
• Betreuung des Bürolagers, der Küche sowie des Catering-Zubehörs
• Erfassung von Rechnungen in einem Online-System sowie Verwaltung der Barkasse.