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Assistenz/Sekretariat (w/m/d) (Sekretär/in)

Stadtverwaltung Herne FB12 – Herne

Assistenz/Sekretariat für die Fachbereichsleitung im Fachbereich Umwelt und Stadtplanung.

Bearbeitung der Postein- und -ausgänge
Auskünfte an Bürger*innen und interne Ratsuchende
Annahme, Weiterleitung und Terminüberwachung des Beschwerdemanagements
Erledigung der Korrespondenz der Fachbereichsleitung selbstständig und nach Diktat
selbstständiges Terminmanagement für die Fachbereichsleitung
selbstständige Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen
inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anfertigung von Besprechungsprotokollen
allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B. Verwaltung von Daten und Schriftstücken (Akten-, Literatur-, Telefonbuch-, Dienstfahrzeugverwaltung)
Urlaubs- und Fehlzeitangelegenheiten
Vorbereitung und Vorprüfung der Vergabe von Planungsaufträgen unterhalb der Schwellenwerte
Mitwirkung bei der Vergabe von Planungsaufträgen
Erteilen von Auskünften zu bauplanungsrechtlichen Grundfragen für Dritte/Bürger*innen
Koordinierung der Bandbreite anfallender Themen
Koordinierung des politischen Sitzungsdienstes
Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen insbesondere des BÜRGERDIALOGs
Vorbereitung von und Teilnahme an Abteilungsleitungsbesprechungen
Sonderaufgaben der Fachbereichsleitung wie z.B. selbständige Bearbeitung des zentralen Verwaltungsmanagements
Erledigung von abteilungsübergreifenden Arbeitsaufträgen aus diversen Terminen und Arbeitsgesprächen
Sekretariatsaufgaben für die SEG, Stadtentwicklungsgesellschaft Herne mbH & Co. KG

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation (Vorgängerausbildungen miteingeschlossen) oder
eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder
die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst (vormals mittlerer nichttechnischer Dienst)
einschlägige Berufserfahrung
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf dem Sprachniveau C1 (GER) (bitte Nachweis mit einreichen)
hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Entscheidungs- und Durchsetzungsvermögen
hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und Initiativkraft
Organisationsfähigkeit – Sie koordinieren Ihre Aufgaben und Projekte effektiv. Dies umfasst die Planung von Ressourcen und Zeitmanagement sowie die Sicherstellung, dass alle Projekte reibungslos ablaufen
Bereitschaft zur fachlichen Fortbildung durch die Arbeitgeberin im Rahmen der geforderten Tätigkeiten

Neben attraktiven und spannenden Aufgabeninhalten ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit (39 Wochenstunden)
eine leistungsgerechte Vergütung nach vorliegender Qualifikation bis zur Entgeltgruppe EG 8 TVöD
eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
eine hohe Arbeitsplatzgarantie und Planbarkeit einer sicheren beruflichen Zukunft
eine gute Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen des Gleitzeitmodells der Stadt Herne
ein gutes Angebot an persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und eine umfassende Einarbeitung
die grundsätzliche Möglichkeit von Homeoffice bzw. zur mobilen Arbeit
ein vielseitiges, verantwortungs- und anspruchsvolles Tätigkeit in einem motivierten Arbeitsumfeld
ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit umfangreichem Programm
vielfältige Rabatte durch Corporate Benefits
es besteht das Angebot der Finanzierung eines Fahrrades durch eine zinslose Gehaltsvorauszahlung sowie des Fahrradleasings im Rahmen der Entgeltumwandlung temporäre Nutzung von Dienstfahrzeugen oder Dienst-E-Bikes zur Verrichtung von Dienstfahrten
mit dem Technischen Rathaus in der Nähe des Wanne-Eickeler Hauptbahnhofes einen modernen und gut erreichbaren Arbeitsplatz (moderne Büro- und Besprechungsraumtechnik, Kantine, Duschen, gesicherte Fahrradabstellmöglichkeiten)