Assistenz/Sekretariat (w/m/d) (Kaufmännische/r Assistent/in/Wirtschaftsassistent/in - Büro/Sekretariat)

Kurzbeschreibung der Position

Assistenz/Sekretariat für die Fachbereichsleitung im Fachbereich Umwelt und Stadtplanung.

Hauptaufgaben

• Bearbeitung der Postein- und -ausgänge
• Auskünfte an Bürger*innen und interne Ratsuchende
• Annahme, Weiterleitung und Terminüberwachung des Beschwerdemanagements
• Erledigung der Korrespondenz der Fachbereichsleitung selbstständig und nach Diktat
• selbstständiges Terminmanagement für die Fachbereichsleitung
• selbstständige Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsterminen
• inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anfertigung von Besprechungsprotokollen
• allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B. Verwaltung von Daten und Schriftstücken (Akten-, Literatur-, Telefonbuch-, Dienstfahrzeugverwaltung)
• Urlaubs- und Fehlzeitangelegenheiten
• Vorbereitung und Vorprüfung der Vergabe von Planungsaufträgen unterhalb der Schwellenwerte
• Mitwirkung bei der Vergabe von Planungsaufträgen
• Erteilen von Auskünften zu bauplanungsrechtlichen Grundfragen für Dritte/Bürger*innen
• Koordinierung der Bandbreite anfallender Themen
• Koordinierung des politischen Sitzungsdienstes
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen insbesondere des BÜRGERDIALOGs
• Vorbereitung von und Teilnahme an Abteilungsleitungsbesprechungen
• Sonderaufgaben der Fachbereichsleitung wie z.B. selbständige Bearbeitung des zentralen Verwaltungsmanagements
• Erledigung von abteilungsübergreifenden Arbeitsaufträgen aus diversen Terminen und Arbeitsgesprächen
• Sekretariatsaufgaben für die SEG, Stadtentwicklungsgesellschaft Herne mbH & Co. KG

Qualifikationen und Fähigkeiten

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation (Vorgängerausbildungen miteingeschlossen) oder
• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
• einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder
• die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst (vormals mittlerer nichttechnischer Dienst)
• einschlägige Berufserfahrung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf dem Sprachniveau C1 (GER) (bitte Nachweis mit einreichen)
• hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Entscheidungs- und Durchsetzungsvermögen
• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und Initiativkraft
• Organisationsfähigkeit
• Bereitschaft zur fachlichen Fortbildung

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit (39 Wochenstunden)
• leistungsgerechte Vergütung nach vorliegender Qualifikation bis zur Entgeltgruppe EG 8 TVöD
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• hohe Arbeitsplatzgarantie
• gute Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen des Gleitzeitmodells der Stadt Herne
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• grundsätzliche Möglichkeit von Homeoffice bzw. zur mobilen Arbeit
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Rabatte durch Corporate Benefits
• Finanzierung eines Fahrrades durch eine zinslose Gehaltsvorauszahlung sowie des Fahrradleasings
• temporäre Nutzung von Dienstfahrzeugen oder Dienst-E-Bikes
• modernes und gut erreichbares Arbeitsplatz (moderne Büro- und Besprechungsraumtechnik, Kantine, Duschen, gesicherte Fahrradabstellmöglichkeiten)