Assistenz (m/w/d)

Aufgaben

• Sie erledigen als Assistenz für die Dezernatsleitung sowie die Referent*innen des Dezernats alle in einem Leitungssekretariat üblicherweise anfallenden Aufgaben wie beispielsweise: Terminmanagement; Schreiben von Briefen, Vermerken, Protokollen in dienstaufsichtlichen Verfahren nach Diktat, vom Band oder vom Blatt; Telefondienst, Kopierarbeiten, Tagungs- und Sitzungsvorbereitung; Aktualisierung von Adresswerken; Fertigung von Protokollen, Sitzungsvorlagen und Synopsen; Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats und im Dezernatsbereich nach Auftrag, Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Vertraulichkeit; Recherche im Internet, bei anderen Landeskirchen, Kirchenkreisen etc. und Auswertung der recherchierten Daten, z. B. für statistische Zwecke, Vorbereitung für die Rechtsetzung oder Beantwortung von Anfragen; Planung von Dienstreisen einschließlich Buchungsvornahmen; Ablaufkoordination im Dezernat; Bearbeitung von Einzelvorgängen auf Weisung der/des Vorgesetzten
• Sie sind zuständig für die Urlaubsfestsetzung der Tarifbeschäftigten und Kirchenbeamt*innen, deren Personalfälle in der Abteilung Personalverwaltung bearbeitet werden. Dies umfasst u. a. die Festsetzung des Urlaubsanspruchs bei Beginn oder Ende des Arbeits- oder Dienstverhältnisses im laufenden Jahr
• Neufestsetzung des Urlaubsanspruchs bei Ruhen des Arbeits- oder Dienstverhältnisses, Zeiten der Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung, Wechsel der Anzahl der Wochenarbeitstage
• Ermittlung der Urlaubszeiträume für die Berechnung des Urlaubsentgelts bei Änderung der Arbeitszeit
• Ermittlung der Resturlaubsansprüche bei Beendigung eines Arbeits- oder Dienstverhältnisses
• Sie organisieren und begleiten Bewerbungsverfahren unter Verwendung des Bewerbungstools d.vinci. Dies umfasst u. a. folgende Tätigkeiten: Veröffentlichung von Stellenausschreibungen; Prüfung eingehender Bewerbungen auf Vorliegen der Voraussetzungen gemäß Anforderungsprofil; Fertigung einer Übersicht über eingegangene Bewerbungen; Überwachung der Bewerbungsfristen; Fertigung von Einladungen und Absagen; Organisation der Vorstellungsgespräche (Terminabsprachen mit allen Beteiligten; ggf. Raumbuchungen; ggf. Tests; ggf. Entwurf eines Fragenkatalogs)

Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellte oder eine vergleichbare Qualifikation oder gleichwertige Fähigkeiten und Berufserfahrungen in entsprechender Tätigkeit
• Erfahrungen im Sekretariat
• IT-Affinität
• ein sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Produkten
• eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Teamgeist, Genauigkeit, Verantwortungsfreude und -bereitschaft, Zuverlässigkeit
• die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten, Probleme eigenständig zu erkennen und aufzugreifen
• Flexibilität und Belastbarkeit (auch bei Termindruck)
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicheres Sprachgefühl, Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• die Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Wir bieten

• Sicheres Arbeitsverhältnis
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice/mobiles Arbeiten
• Zusätzliche Altersversorgung
• Fahrrad/ E-Bike Zuschuss oder Zuschuss ÖPNV
• 30 Urlaubstage
• Frei am 24. und 31. Dezember
• Zuverlässige Sonderzahlungen
• Weiterentwicklung
• Gesundheitsförderung
• Geistliche Impulse
• Kantine
• Bezahlung nach Entgeltgruppe K 7