Assistenz (m/w/d) für den Personalrat

Kurzbeschreibung der Position

Organisation und Unterstützung des Personalrats.

Hauptaufgaben

• Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, von Monats- und Quartalsgesprächen sowie sonstiger Arbeitssitzungen und Personalratsveranstaltungen
• Erstellung von gerichtssicheren Protokollen der Sitzungen des Personalrats
• Eigenständige Anfertigung und Verwaltung der Korrespondenz des Personalrats, auf Basis seiner Beschlüsse
• Verwaltung und Weiterentwicklung der Ablage
• Erfassung, Bearbeitung und Zuordnung der zentralen Post- und E-Mail-Eingänge
• Recherche und Zusammenstellung von Unterlagen und Arbeitsmaterialien
• Terminplanung und –koordination (einschließlich Wiedervorlage von Unterlagen, Fristenüberwachung und Aufgabennachverfolgung)
• Budgetüberwachung
• Abwesenheitsverwaltung

Qualifikationen und Fähigkeiten

Erforderlich sind:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Justiz-, Verwaltungs-, oder Rechtsanwalts(fach)angestellte/-angestellter oder eine abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder den Berufsausbildungen gleichwertige Fachkenntnisse mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Erfahrung in der Protokollführung
• ein sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Programmen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
• eine selbstständige, eigenverantwortliche und exakte Arbeitsweise, verbunden mit einer hohen Arbeitsmotivation
• ein hohes Maß an Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Flexibilität
• diskreter und verschwiegener Umgang mit allen vertraulich zu behandelnden Angelegenheiten
• ein verbindliches und freundliches Auftreten und eine gute Kommunikationsfähigkeit gegenüber allen Ansprechpartnern

Erwünscht sind:

• Berufserfahrung als Assistenz oder Mitarbeiter:in im Sekretariat eines Personal- oder Betriebsrats
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freude an der Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Rahmen der Digitalisierung
• Kenntnisse im Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein sowie weiterer mitbestimmungsrelevanter Rechtsgebiete (z. B. TV-L, Schwerbehindertenrecht, Arbeitsrecht)

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Die Bereitschaft zu regelmäßigen Tageseinsätzen am anderen Standort und zu Dienstreisen wird erwartet, ebenso wie die Bereitschaft, sich ständig weiterzubilden.
• Arbeitszeiten: Dienstag und Donnerstag ganztags, restliche Stunden flexibel
• die Möglichkeit anteilig aus dem Homeoffice zu arbeiten, außer am Sitzungstag (Dienstag)
• Chancengleichheit und Vereinbarkeit von Beruf und Familie