Assistenz Finanzen und Verwaltung (m/w/d)

Aufgaben

• Finanzen und Buchhaltung:
• Sie unterstützen die Projektvorständin und das Team bei der Erstellung des Jahresbudgets und den Mittelbedarfsplanungen.
• Sie verantworten das Budgetcontrolling und berichten regelmäßig an Leitung und Projektbereiche.
• Sie erstellen quartalsweise eine Liquiditätsplanung in Abstimmung mit dem Team.
• Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung inkl. DATEV-Upload und arbeiten in guter Abstimmung mit unserem externen Buchhaltungsdienstleister.
• Sie pflegen die digitale Belegablage und stellen die revisionssichere Archivierung sicher.
• Sie verantworten die Kreditkartenabrechnung ausgewählter Personen
• Sie bereiten Unterlagen für Jahresabschluss, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung vor.

Verwaltung und Büroorganisation:

• Sie pflegen den allgemeinen Bürobetrieb und organisieren das Catering und Einkäufe für Sitzungen sowie den alltäglichen Bürobedarf.
• Sie kommunizieren mit Dienstleistern und verwalten externe Verträge.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Kuratoriumssitzungen und weiteren internen Veranstaltungen (z.B. Reise- und Hotelbuchungen)
• Sie verantworten den Posteingang inkl. Digitalisierung und Weiterleitung an das Team.
• Sie hinterfragen Bestehendes und gestalten und entwickeln gerne Prozesse. Sie sind offen für neue digitale Tools.

Anforderungsprofil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder verfügen über vergleichbare relevante Berufserfahrung im Finanz- und/oder Verwaltungsbereich.
• Sie sind zahlenaffin, arbeiten akribisch und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Bei routinemäßigen Finanzprozessen schätzen Sie Präzision und Vollständigkeit.
• Sie sind sicher im Umgang mit DATEV und MS Excel.
• Sie arbeiten diskret und vertrauenswürdig, auch im Umgang mit sensiblen Finanz- und Personaldaten.
• Sie packen gerne an und leisten mit Ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zur Arbeitsfähigkeit des Teams und der Gesamtorganisation.
• Sie haben ein offenes Wesen und ein gutes Gespür dafür, was Menschen brauchen – ob Kolleginnen, Besucherinnen oder Geschäftspartner*innen.
• Sie sind kommunikationsstark, freundlich im Auftreten und adressatengerecht in Wort und Schrift auf Deutsch.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigenverantwortlich und behalten den Überblick über Prioritäten und Fristen.
• Sie hinterfragen Bestehendes und gestalten und entwickeln gerne Prozesse. Sie sind offen für neue digitale Tools