Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

Der Kulturkreis der deutschen Wirtschaft im BDI e.V. vereint Unternehmen und Unternehmerpersönlichkeiten, die sich
für eine Gesellschaft einsetzen, in der Kultur als unverzichtbare Ressource verstandenwird. Die 70-jährige Historie der traditionsreichen Institution im Blick,
fördert der Kulturkreis mit den Beiträgen und Spenden seiner Mitglieder die Kunstschaffenden von morgen. An der Schnittstelle zwischen Kultur und Wirtschaft setzt der Kulturkreis kulturpolitische Akzente und wirkt als renommiertes Think Tank in den Feldern unternehmerische Kulturförderung, Corporate Collecting und kulturelle Bildung.

Für unseren Geschäftsführer suchen wir eine Assistenz, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und dem Geschäftsführer den Rücken für inhaltliche und strategische Arbeit freihält.

Aufgaben

• Koordination und Pflege des Terminkalenders des Geschäftsführers, inklusive vorausschauender Priorisierung
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und internen Besprechungen
• Organisatorische Schnittstelle zu Gremien, Partnern und externen Dienstleistern, etwa bei Terminabstimmung, Logistik, Bewirtung und Empfang
• Klassische Büroorganisation: Korrespondenz, Ablage, Postbearbeitung, Verwaltung und Organisation von Büromaterial- und Arbeitsmittelbeständen
• Pflege von Kontaktdaten, Adressverzeichnissen und Wiedervorlagen
• Koordination von Dienstleistern und Lieferanten (z. B. Facility Management, IT, Catering)
• Organisatorische Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder Gäste der Geschäftsführung (z. B. Zugänge, Ausstattung)

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion, idealerweise im gemeinnützigen, kulturellen oder unternehmensnahen Umfeld
• Hohe Organisationsfähigkeit, Diskretion und ein sicheres Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Deutsch verhandlungssicher, Englisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office

Weitere Infos

Was wir Ihnen bieten:

• Eine abwechslungsreiche sowie anspruchs- und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Kultur und Wirtschaft in einem hoch motivierten Team
• Eine von Wertschätzung und Vertrauen geprägte Unternehmenskultur
• Eine offene Organisationskultur mit kurzen Entscheidungswegen im Herzen Berlins nahe dem Humboldt Forum
• Flexible Arbeitszeiten, 32 Tage Urlaub (bei Vollzeit), optional 2 Tage Home-Office/Woche