Assistenz des Forschungsbereichs „Gesellschaft und Natur“ (w/m/div)

Kurzbeschreibung der Position

Als Assistenz des Forschungsbereichs unterstützen Sie die Forschungsbereichsleitung bei der Administration und Organisation des Forschungsbereichs. Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden des Bereichs und bilden eine wichtige Schnittstelle zu den Verwaltungseinheiten des Hauses.

Hauptaufgaben

• Allgemeine Assistenz- und Sachaufgaben, insbesondere Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung, Führen des Terminkalenders der Forschungsbereichsleitung)
• Einholen und Aufbereiten von Informationen für die Forschungsbereichsleitung
• Unterstützung bei Dienstreiseplanung und -durchführung der Forschungsbereichsleitung
• Bearbeitung von Schriftverkehr und Betreuung von Gästen (in deutscher und englischer Sprache)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich der Formulierung einfacher Beschlussvorlagen, Protokollführung und -erstellung
• Führung und Pflege der digitalen und analogen Dokumentenablage und Archive
• Unterstützung im Sicherheitsmanagement des Forschungsbereichs
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten für die Beschäftigten in deutscher und englischer Sprache
• Antragstellungen, Mitarbeitendenlisten führen
• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden
• Sichtung und Verteilung des Posteingangs

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/er, zum Fachkaufmann/-frau für Büromanagement, zur/zum geprüften Sekretär/-in oder eine gleichwertig abgeschlossene Ausbildung