Assistenz des Beigeordneten (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Kurzbeschreibung der Position

Assistenz des Beigeordneten im Dezernat IV Bildung, Jugend und Kultur.

Hauptaufgaben

• Allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten einschließlich der Nutzung von digitalen Anwendungen zur Optimierung von Verwaltungsprozessen
• Termin- und Zeitmanagement (Verwaltung des digitalen Terminkalenders, Prüfung und Beantwortung von Einladungen, Koordination von internen und externen Terminen, virtuellen und analogen Besprechungen sowie Veranstaltungen des Dezernats)
• Kommunikations- und Informationsmanagement (Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie von Emails und Unterschriftsmappen, Erledigung von Schriftverkehr, Sicherstellung der telefonischen und persönlichen Erreichbarkeit, digitales Dokumentenmanagement, Beschwerdemanagement)
• Vor- und Nachbereitung der Unterlagen für politische Ausschusssitzungen sowie Controlling der Bearbeitung von Ratsanträgen
• Reisemanagement für Dienstreisen und Fortbildungen über digitale Buchungssysteme
• Nutzung von Online-Datenbanken und Recherche-Tools zur schnellen Informationsbeschaffung und themenspezifischen Zusammenstellung von Informationen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zurzum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zurzum KauffrauKaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
• Fundierte Kenntnisse in Bürosoftware und Kollaborationstools: Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365 (insbesondere Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit digitalen Kollaborationstools wie Zoom und Microsoft Teams oder ähnlichen Plattformen
• Kenntnisse in der digitalen Kommunikation: Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationskanälen wie E-Mail und Videokonferenzen, sowie die Fähigkeit, diese effektiv für die interne und externe Kommunikation zu nutzen
• Technische Affinität und die Bereitschaft, sich schnell in neue digitale Tools und Softwarelösungen einzuarbeiten
• ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürgerinnen und Mitarbeiterinnen sowie Loyalität und Verschwiegenheit
• Sicherheit im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift ebenso wie im Umgang mit dem PC und der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware
• Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise in Kombination mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• ein sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• ein Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
• Möglichkeit eines Fahrradleasings für Beschäftigte, Beamte und Beamtinnen