Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)

Kirchenkreisverwaltung – Osnabrück, Rendsburg

Kurzbeschreibung der Position

Verlässliche Unterstützung. Strukturierte Verwaltung. Sinnstiftende Arbeit.

Hauptaufgaben

Als Assistenz der Verwaltungsleitung unterstützen Sie diese im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft. Sie tragen dazu bei, Arbeitsabläufe verlässlich zu strukturieren, Informationen sachgerecht aufzubereiten und die Zusammenarbeit innerhalb der Kirchenkreisverwaltung sowie mit Kirchengemeinden und externen Stellen professionell zu gestalten.

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung der Verwaltungsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
  • Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
  • Funktion als Schnittstelle zwischen Verwaltungsleitung, Fachbereiche, Kirchengemeinden und externen Ansprechpartner*innen
  • Selbstständige Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz
  • Organisation von Veranstaltungen und internen Terminen
  • Mitarbeit bei Projekten sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Verwaltungsabläufen
  • Übernahme von Sonderaufgaben im Rahmen des übertragenen Aufgabenbereichs

Qualifikationen und Fähigkeiten

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • vertiefte Kenntnisse im sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen(u.a. MS Office 365 inkl. Teams) sowie Offenheit für digitale Arbeitsprozesse
  • hohe digitale Kompetenz
  • Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Organisationsgeschick, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Mobiles Arbeiten, gleitende Arbeitszeit, Rahmenarbeitszeit von 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr, 30 Tage tariflicher Urlaub, Familienfreundlichkeit mit Evangelischem Gütesiegel Familienorientierung, Fahrradleasing, Hansefit.