Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung (m/w/d)

Krzyżowa ist ein Ort in Polen (Niederschlesien), an dem viele Fäden der europäischen Geschichte zusammenlaufen. In diesem Jahr hat dort zum zwölften Mal das Kammermusikfestival Krzyżowa-Music stattgefunden, bei dem international bedeutende Musiker:innen unserer Zeit auf ausgesuchte junge Musikschaffende der klassischen Musikszene Europas treffen. Das Festival findet in ungezwungener Atmosphäre unter der künstlerischen Leitung von Viviane Hagner statt. Eine Gruppe von knapp 40 Musiker:innen erarbeitet ein Kammermusikprogramm für die Krzyżowa-Music-Sommerkonzerte und die Spätsommer-Tournee, die durch Polen und Deutschland führt. Über die Musik hinaus werden dort Symposien abgehalten, um das Demokratie-Verständnis und die gesellschaftliche Verantwortung zu trainieren. Die Krzyżowa-Music gGmbH hat ihren Sitz derzeit in Hamburg und zieht ab 2027 nach Berlin. Das Team arbeitet von unterschiedlichen Orten aus und trifft sich regelmäßig via Zoom.

Wir suchen zum 1. Oktober 2026 eine Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung (m/w/d) für den neuen Standort Berlin. Bei der Position handelt es sich um eine Teilzeitstelle mit einem Umfang von 20 Wochenstunden.

Aufgaben

• Belege bearbeiten (z. B. Reisekosten, Vergaben, Belegprüfungen, Pflege der Budgetlisten)
• Assistenz beim Erstellen von Verträgen und Dokumenten, sowie Vorbereitung zur Prüfung oder für Unterschriften
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Bürotätigkeiten
• Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsführung bei der Buchhaltung und der Vorbereitung des Jahresabschlusses
• Datenbankpflege und Vorbereitung des Schriftverkehrs an Förderer:innen & Partner:innen
• Assistenz bei der Berichterstattung zu Förderanträgen

Anforderungsprofil

• Interesse an kaufmännischen Tätigkeiten, Veranstaltungsmanagement und Verwaltung
• Von Vorteil sind Berufserfahrungen im Bereich der Büroorganisation und Verwaltungstätigkeiten
• Kontaktfreude, Offenheit und Interesse an Menschen & Kultur
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Perspektive
• Sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement
• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; Polnisch von Vorteil (Teammeetings finden auf Englisch statt)
• Routinierter Umgang mit allen gängigen Office-Programmen
• Selbstständiges und sorgfältiges, sowie ergebnisorientiertes Arbeiten
• Verbindliches Arbeiten im Team
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten während der Vor- und Nachbereitung des Festivals
• Offenheit für mobiles Arbeiten

Weitere Infos

Wir bieten:

• Umfassende Einblicke in die Verwaltung eines Kammermusik-Festivals mit hochmotivierten Team-Mitgliedern in Deutschland und Polen
• Viele persönliche Kontakte und Korrespondenzen zu namenhaften Künstler:innen von heute und morgen
• Spannendes internationales Arbeitsumfeld mit vielseitigen Herausforderungen im gemeinnützigen Bereich
• Anbindung an ein Büro in Berlin und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten