Assistenz der Geschäftsführung

Intro

Unsere beiden Geschäftsführerinnen haben immer und ohne Ausnahme volle Terminkalender und eine tatkräftige Referentin der Geschäftsführung an ihrer Seite, die sie erfolgreich durch den trubeligen Alltag navigiert und die Schnittstelle in die verschiedenen Teams gewährleistet. Wir suchen zur weiteren Unterstützung eine Person, die tatkräftig mit anpackt, wenn es darum geht, den organisatorischen Alltag zu bewältigen: bei der Kalenderpflege und Reiseplanung zu unterstützen, Buchungen und Kostenerstattungen vorzunehmen und die Office-Managerin sowie die Referentin zu vertreten.

Deine zukünftigen Rollen

• Du hast den Überblick und denkst mit: in enger Rücksprache mit der Referentin der Geschäftsführung liegt die Planung von Reisen der Geschäftsführerinnen zu Veranstaltungen und Vorträgen in deiner Hand. Selbst wenn es mal stressig und unübersichtlich wird, lässt du dich nicht aus der Ruhe bringen.
• Puzzeln ist dein liebstes Hobby: tagesaktuelle Änderungen im Kalender der Geschäftsführung sind keine Ausnahme und in enger Zusammenarbeit mit der Referentin der Geschäftsführung trägst du mit dazu bei, unterschiedliche Termine über verschiedene Kanäle für zwei Personen zu koordinieren, die Tagesabläufe kurzfristig anzupassen, Buchungen und Umbuchungen vorzunehmen.
• Auch administrative Aufgaben wollen mit Sorgfalt und dem entscheidenden Blick fürs Detail übernommen werden: (Reise-)Kostenerstattungen und Angebote, Datenbank, Kontaktlisten, Verteiler und Dokumentationen für die Geschäftsführung sowie Dokumentenablage gehören mit zu deinem Verantwortungsbereich.
• Weil uns Post auch weiterhin auf dem Papierweg erreicht, kümmerst du dich in enger Abstimmung mit dem Officemanagement auch um die Post an die Geschäftsführung.
• Bei Abwesenheit und Bedarf vertrittst du unser Officemanagement bei akuten organisatorischen und logistischen Anfragen und der Postbearbeitung. Und wenn die Referentin der Geschäftsführung mal im Urlaub ist, übernimmst du die Vertretung zumindest so weit, dass das Alltagsgeschäft weiterläuft.

Wir wünschen uns

• Du hast bereits einige Jahre Erfahrung als Assistenz (der Geschäftsführung) und diese Arbeit geht dir, ungeachtet stressiger Alltagssituationen, leicht von der Hand.
• Eine kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Bürokommunikation, Office Management o. Ä.) ist hilfreich, aber uns sind Persönlichkeit und Expertise wichtiger als Abschlüsse.
• Dein Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthaltsort befinden sich in Berlin.
• Du sprichst und schreibst fließend Deutsch.
• Du bist ein außerordentliches Organisationstalent und behältst den Überblick.
• Du hast eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, du planst alles haargenau und dich zeichnet die Liebe zum Detail aus.
• Du lässt dich nicht aus der Ruhe bringen, denkst pragmatisch und kannst flexibel auf verschiedene Anforderungen reagieren.
• Die Nutzung verschiedener digitaler Tools zur Organisation und Kommunikation sind dir vertraut und in der Anwendung des MS Office-Pakets fühlst Du Dich sicher.
• Du bist ein politisch denkender Mensch und willst dich gegen digitale Gewalt engagieren.
• Du schätzt unsere vielseitige Gesellschaft und hast den Willen, dich dahingehend weiterzuentwickeln, deinen Blickwinkel zu wechseln und dazuzulernen.

Wir bieten

• Eine ab dem 1.9. auf zunächst ein Jahr befristete Stelle mit 20 Stunden an 5 Tagen / Woche
• Einen spannenden und relevanten Job für Kopf & Herz an der Schnittstelle gesellschaftlicher Debatten, Netzpolitik und Recht
• Teilnahme an Workshops und Fortbildungen (z.B. zu fachlichen Themen – allein und auch im Team)
• Versch. Benefits zur Auswahl inkl. Urban Sports Mitgliedschaft sowie eine Plattform für Mitarbeiter*innen-Angebote
• Betriebliche Altersvorsorge mit einem erhöhten Zuschuss von 30%
• Individuelle Supervision/Präventionspsychologie
• Freizeitausgleich für jede Überstunde
• 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands nach Absprache
• Arbeiten aus dem Ausland (EU, EWR, Schweiz) nach Absprache

Haben wir dein Interesse geweckt?

Wir benötigen einen aussagekräftigen Lebenslauf ohne Foto und relevante Zeugnisse. Damit wir vorab schon einmal einen persönlichen Eindruck von dir erhalten: Nenne uns deine drei wichtigsten Learnings aus deiner bisherigen Erfahrung als Assistent*in (der Geschäftsführung) und teile mit uns dein größtes Missgeschick und wie du damit umgegangen bist (wir verraten es auch niemandem, versprochen!).