Assistenz (all genders) für das Backoffice der Institutsleitung (in Teilzeit)

Kurzbeschreibung der Position

In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle im Backoffice der Institutsleitung. Sie sind die treibende Kraft bei der Digitalisierung unserer bisherigen Prozesse und etablieren moderne Strukturen und Abläufe. Mit Organisationstalent, Zuverlässigkeit und einem sicheren Gespür für Prioritäten tragen Sie zur Modernisierung unserer Arbeitsabläufe bei.

Hauptaufgaben

Sie sind verantwortlich für die eigenverantwortliche Konzeption, Strukturierung und Pflege einer hybriden Papier- und Digitalablage, einschließlich der inhaltlichen Bewertung, Klassifizierung und digitalen Transformation von Unterlagen für die Institutsleitung unter Einsatz geeigneter Software Tools.
Sie gestalten eigenständig interne Kommunikationsprozesse im Institutssekretariat und optimieren den Informationsfluss
Sie wirken mit bei übergreifenden Assistenz- und Koordinationsaufgaben im Backoffice der Institutsleitung
Sie evaluieren selbständig bestehende Arbeitsabläufe, entwickeln Verbesserungsvorschläge und begleiten deren Umsetzung
Sie erstellen und pflegen Dokumente, Präsentationen und strukturierte Listen für die Institutsleitung
Sie stellen die telefonische Erreichbarkeit der Direktion sicher

Qualifikationen und Fähigkeiten

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation
Idealerweise mit erster Berufserfahrung im Assistenzbereich
Erfahrung in der Digitalisierung administrativer und prozessualer Abläufe sowie Freude an der Evaluation und Implementierung neuer digitaler Tools
Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Zuverlässigkeit und Diskretion machen Sie zu einer vertrauenswürdigen Ansprechperson für unsere Institutsleitung

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und zukunftsorientierten Arbeitsumfeld
Optimale Arbeitsbedingungen und eine moderne Infrastruktur
Ein kollegiales, engagiertes Team mit offener Kommunikation und guter Arbeitsatmosphäre
Gezielte Weiterbildung und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
Attraktive Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeiten, Regelungen zum mobilen Arbeiten, Kita-Platz-Kontingent in Karlsruhe etc.)
Kostenfreie Parkplätze und eine leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
Eine Kantine sowie nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten
Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket
Nach Bedarf und Möglichkeit ist ein sukzessiver Ausbau der Tätigkeiten und des Stellenumfangs möglich