Assistent (m/w/d) im Referat Sitzungskoordination (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Kurzbeschreibung der Position

Die Position umfasst die Vor- und Nachbereitung von Auswahlsitzungen, die Betreuung der Fachgutachterdatenbank und weitere administrative Aufgaben im Referat Sitzungskoordination und Antragsberatung.

Hauptaufgaben

• Vor- und Nachbereitung von Auswahlsitzungen inkl. Steuerung der Dienstleister, Überwachung der internen Arbeitsabläufe, Kommunikation mit dem Ausschuss, Terminüberwachung und Teilnehmenden Management
• Betreuung der Fachgutachterdatenbank inkl. Datenpflege

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Fachangestellten für Büromanagement (w/m/d), Kaufleute für Bürokommunikation (w/m/d), Kaufleute für Büromanagement (w/m/d), Verwaltungsangestellten (w/m/d), Fremdsprachenkorrespondenten (w/m/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem Büroberuf und Erfahrungen im Umgang mit digitalen Arbeitsweisen
• Für die Position angemessene Berufserfahrung mit verwaltungsnahem Bezug in internationalen Wissenschafts- und Kulturinstitutionen und/oder im öffentlichen Dienst ist erwünscht
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office)

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Teilzeit (27,8 Stunden pro Woche)
• Befristet bis zum 31.12.2027
• 30 Tage Urlaub/Jahr (bei einer 5-Tagewoche)
• Flexible und individuelle Arbeitszeitgestaltung
• Mobiles Arbeiten möglich
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Familiäres, wertschätzendes Arbeitsklima
• Gute Verkehrsanbindung
• Parkplatz für Fahrräder und Autos
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Betriebssportgemeinschaft