Assistent:in (w/m/d) des IT-Leiters (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Universität Bremen – Bremen

Kurzbeschreibung der Position

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz, die den Leiter des Dezernats, den CIO der Universität, in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt und aktiv bei der Weiterentwicklung unseres Dezernats mitwirkt.

Hauptaufgaben

Der Arbeitsplatz umfasst im Wesentlichen die folgenden Aufgaben:

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, u.a.

  • Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Auswertungen
  • Durchführen von Beschaffungsvorgängen
  • Mitarbeit bei Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungen

Projektassistenz in IT-Projekten, u.a.

  • Eigenständige Pflege der Webseite des Dezernats
  • Eigenverantwortliche Durchführung administrativer Vorgänge in der Projektdurchführung (z.B .Verfolgung von Projektplänen etc.)
  • Selbständiges Dokumentationsmanagement (Pflege v. Projekt-, Prozess- u. Systemdokumentationen)

allgemeine Sekretariatsaufgaben, u.a.

  • Kalender- u. Terminmanagement
  • Kommunikationsschnittstelle: Bearbeitung eingehender E-Mails, Anrufe u. Anfragen
  • Reiseplanung u. -abrechnung
  • Organisation von Projekttreffen u. Konferenzen / Meetings
  • Verwaltung von Urlaubs- u. Krankmeldungen, Pflege von Personalübersichten
  • Allgemeine Korrespondenz z.T. auch in englischer Sprache

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägigem Bezug zu den obengenannten Aufgaben oder die Laufbahnbefähigung für das Zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung „Allgemeine Dienste“.
  • einschlägige Berufserfahrung als Assistenz einer Leitungsfunktion, vorzugsweise im Hochschulkontext
  • Kenntnisse und Erfahrung in der Projektarbeit
  • fundierte Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware, Terminverwaltung) und internetbasierten Diensten
  • gute Kenntnisse in einem integrierten Finanz- u. Buchhaltungssystem (z.B. SAP, KOGIS etc.)
  • gute Kenntnisse in einem Contentmanagementsystem (z.B. Typo3)
  • sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (CEF-Level C2)
  • Englichkenntnisse in Wort und Schrift (CEF-Level B1)
  • Teamfähgkeit
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • selbständige, kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Tarifgerechte Bezahlung nach EG 8 TV-L einschließlich einer Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie regelmäßige tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) bzw. Besoldung nach A8
  • 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr (bei einer 5 Tage Woche)
  • eine vielfältige, zukunftsorientierte und offene Unternehmenskultur
  • Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
  • Die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen) Individuelle Einarbeitung
  • Kostenlose Angebote im Rahmen der Sozial- und Familienberatung
  • Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
  • Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
  • Zahlreiche Angebote zu Sport und Kultur
  • Abwechslungsreiche Verpflegungsmöglichkeiten in den Mensen des Studierendenwerks