Assistent*in (m/w/d) Stundenplanung und Studiengangsorganisation (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Kurzbeschreibung der Position

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Als Stelleninhaberin sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb.

Hauptaufgaben

• Ansprechpartner*in für Lehrende (E-Mail/ telefonisch) bei Rückfragen im Kontext der Semester- und Stundenplanung
• Bereitstellung von Informationen zur Stundenplanung
• Vorbereitung und Versand von Dokumenten im Kontext Semester- und Stundenplanung
• Abstimmung von Prüfungsterminen mit dem Prüfungsteam bzgl. der Semesterplanung
• Terminabstimmung mit der Lehrkoordination in den Kliniken
• Unterstützung bei der Erstellung der Stundenpläne von Medizinstudierenden sowie der Erstellung von Lehrsupportplänen
• Sammlung, Strukturierung, Dokumentation und Kommunikation von Änderungen in der Stundenplanung
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung und Ergebsnisdokumentation von Sitzungen und Besprechungen im Kontext von Semester-  Stundenplanung sowie Lehrsupport
• Pflege des Veranstaltungskalenders für Studiengangsangelegenheiten (Sitzungstermine Modulentwicklung etc.)
• Erinnerung an Fristen bei der Einreichung von Dokumenten/ Formularen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungswirtin, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann)
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
• hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
• Gender- und Diversitykompetenz

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)