Assistent*in (m/w/d) Prüfungsorganisation Medizin (Sekretär/in)

Kurzbeschreibung der Position

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Als Stelleninhaberin sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Mitarbeiterin im Bereich Prüfungen unterstützen Sie Lehrende in allen prüfungsorganisatorischen Angelegenheiten.

Hauptaufgaben

• Veranstaltungskoordination im Kontext Prüfungen:
• Unterstützung bei der Durchführung von Reviewboards zur Qualitatssicherung der Prüfungen und Prüfer*innenschulungen
• terminliche Koordination und Dokumentation weiterer Besprechungen im Kontext Prüfungen
• Pflege des Veranstaltungskalenders für Prüfungsangelegenheiten (Gremien- und Sitzungstermine etc.)
• Fristenüberwachung bei der Einreichung von Prüfungsaufgaben
• Informationsmanagement:
• zentrale Anlaufstelle für Lehrende (E-Mail/ telefonisch/ moodle) im Kontext der Prüfungsentwicklung und -organisation
• Entwicklung und Bereitstellung von Informationen zu häufigen Beratungsanlässen
• Unterstützung bei der Erstellung, Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten
• Abstimmung mit dem Prüfungsamt bzgl. Anmelde- u. Zulassungsverfahren zu Prüfungen und bzgl. allgemeiner prüfungsbezogener Kommunikation mit Studierenden
• Unterstützung der Prüfungsorganisation:
• Bereitstellung der Prüfungsdokumente
• Organisation des Caterings und des Techniksupports
• Unterstützung der Abstimmung zwischen Prüfenden und dem Unterstützungspersonal (insbes. Hilfskräfte)
• Mitwirkung bei der Vorbereitung der Prüfungsräume

Qualifikationen und Fähigkeiten

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter, Verwaltungswirtin, Kauffraumann für Büromanagement, Industriekauffraumann)
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
• hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägtes Organisationsgeschick und Einsatzfreude
• sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) und Bereitschaft zur Einarbeitung in das digitale Prüfungstool
• Gender- und Diversitykompetenz

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)