Assistent*in der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d)Assistent*in (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Die AWO Schleswig-Holstein gGmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsbereichsleitung für den Geschäftsbereich Jugend, Familie, Teilhabe & Sucht.

Hauptaufgaben

• eigenständige Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
• interne und externe Kommunikation mit Einrichtungen und Diensten, Geschäftspartner*innen und Behörden
• Führen und Bearbeiten der Geschäftskorrespondenz (E-Mail, Protokolle, Briefe und Berichte)
• Teilnahme an Besprechungen und organisatorische Begleitung
• Bearbeitung und Vorbereitung von personellen Angelegenheiten mit Rücksprache der Personalabteilung
• Zuarbeit und Unterstützung der Führungskräfte des Geschäftsbereiches
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Akten und Datenbanken
• Beteiligung bei der Erstellung von Zeugnissen und anderen Dokumenten
• Einkauf & Bestellwesen
• Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von internen Projekten im Geschäftsbereich
• Unterstützung bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen
• Zuarbeiten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen und Budgetverhandlungen
• Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• sehr gute Excel-, Word- und Outlook-Kenntnisse
• gute Kenntnisse und Erfahrungen von Organisation und Verwaltung in sozialen Einrichtungen
• eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• eine schnelle Auffassungsgabe und umsichtiges Verhalten bei der Erledigung von Aufgaben
• eine hohe Belastbarkeit bei erhöhtem Arbeitsaufkommen sowie Organisationsgeschick
• ein hohes Dienstleistungsverständnis sowie professionelles Auftreten
• Kommunikationsstärke und Freude im Umgang mit Menschen
• selbstkritisches und kritisches Reflexionsvermögen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• unbefristete Vollzeitstelle im Umfang von 39 Wochenstunden
• attraktive Vergütung nach TVöD-VKA (EG E8; Stufe nach Berufserfahrung)
• Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge (VBLU)
• 30 Urlaubstage sowie Bildungsurlaub
• umfangreiche Vergünstigungen (Fitnessstudios, Deutschlandticket, Fahrradleasing, Einkaufsrabatte durch Corporate Benefits)
• 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
• Betriebsarzt
• Bezuschusstes Jobticket/Deutschlandticket
• Corporate Benefits
• Fahrradleasing
• Finanzierte Fort- und Weiterbildung
• Fitnessstudio
• Gesundheitsmaßnahmen
• Homeoffice
• Mitarbeiter*innen-Beteiligung
• Mitarbeiter*innen-Events
• Mitarbeiter*innen-Rabatte
• Kostenlose Parkplätze