Assistent*in der Bereichsleitung und der Leitung in der Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit mit stellvertretender Leitungsfunktion (m/w/d)

Bürgerhaus BüHa gGmbH – Berlin

Teilzeit | 25 – 30 Wochenstunden
Befristet bis zum 31.12.2026 (eine Verlängerung wird angestrebt)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Assistent*in der Bereichsleitung und der Leitung in der Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit mit stellvertretender Leitungsfunktion (m/w/d).

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie sowohl die Bereichsleitung als auch die Leitung der Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit in organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben. Darüber hinaus übernehmen Sie die stellvertretende Leitung der Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit und vertreten die Leitung in deren Abwesenheit. Sie tragen damit wesentlich zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe sowie zur Weiterentwicklung des Arbeitsbereichs bei.

Ihre Aufgaben

Assistenz der Bereichsleitung und der Leitung

  • Unterstützung der Bereichsleitung und der Leitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
  • Korrespondenz sowie allgemeine Büro- und Verwaltungsorganisation
  • Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Statistiken und Auswertungen
  • Pflege und Erstellung von Dokumentationen, Statistiken und Datenbeständen
  • Vorbereitende Anfertigung von Zuwendungsunterlagen, wie Finanzplänen, Personalberechnungen, Stellenbeschreibungen, Verwendungsnachweisen
  • Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Erstellung von Informationsmaterialien

Stellvertretende Leitungsfunktion Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit

  • Vertretung der Leitung der Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit bei deren Abwesenheit
  • Unterstützung bei der fachlichen und organisatorischen Steuerung des Arbeitsbereichs
  • Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Weiterentwicklung von Projekten und Angeboten
  • Koordination der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern, Institutionen, Ehrenamtlichen sowie Bürgerinnen und Bürgern
  • Mitwirkung bei der Beantragung, Verwaltung und Dokumentation von Fördermitteln
  • Erstellung und Pflege von Stellen- und Finanzplänen sowie Zuwendungs-, Änderungsanträgen und Verwendungsnachweisen
  • Durchführung von Unterweisungen sowie Unterstützung bei der Sicherstellung der Qualitätsstandards

Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) in einem einschlägigen Fachgebiet, z. B. Sozialmanagement, Public Management, Betriebswirtschaft, Soziale Arbeit oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Alternativ eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder sozialpädagogische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Projektbereich, idealerweise im sozialen oder gemeinnützigen Bereich
  • Erfahrung in der Projektkoordination sowie in der Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln
  • Kenntnisse im Bereich Finanzplanung, Zuwendungswesen und Verwendungsnachweise sind wünschenswert
  • Erste Erfahrungen in koordinierenden oder stellvertretenden Leitungsaufgaben von Vorteil
  • Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein verbindliches Auftreten
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
  • Interesse an sozialräumlicher Arbeit sowie an den Themen Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit
  • Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion

Wir bieten Ihnen

  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten
  • Eine vielseitige Kombination aus Assistenz-, Koordinations- und stellvertretenden Leitungsaufgaben
  • Mitarbeit in einem engagierten, wertschätzenden und kollegialen Team
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Bezug zu den Menschen im Stadtteil
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
  • Eine angemessene Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und orientiert an den geltenden tariflichen bzw. betrieblichen Regelungen

Beschäftigungsumfang

  • Teilzeit mit 25 – 30 Wochenstunden
  • Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
  • Befristeter Arbeitsvertrag bis zum 31.12.2026; eine Verlängerung wird angestrebt

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen und der Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.

Bewerbungsfrist: 31.08.2026

Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns eine lebendige, vielfältige und soziale Gemeinwesen- und Stadtteilarbeit.

Wir fördern Chancengleichheit und Vielfalt. Bewerbungen sind unabhängig von Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität willkommen. Schwerbehinderte Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Einstellung erfolgt vorbehaltlich der Vorlage eines aktuellen erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses. Hinweise zum Datenschutz finden sie hier.