Assistent*in der Abteilungsleitung in Teilzeit (50 %)

Kurzbeschreibung der Position

An der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration übernehmen Sie eine zentrale Rolle für den reibungslosen Ablauf unserer Abteilung. Mit Organisationstalent und einem Blick für Prioritäten gestalten Sie den Arbeitsalltag unseres Teams aktiv mit – und schaffen Freiräume, in denen innovative Forschung möglich wird.

Hauptaufgaben

• Sie übernehmen vielseitige administrative Aufgaben - darunter die Terminkoordination, Unterstützung bei Beschaffungen und Organisation von Kundenbesuchen.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung selbstständig bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen Abteilung, internen Bereichen und externen Partnern.
• Sie prüfen interne Abläufe auf Vollständigkeit und Regelkonformität und wirken an deren Weiterentwicklung mit.
• Sie erstellen Auswertungen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen zur Unterstützung der Abteilungssteuerung.
• Sie pflegen, übersetzen und entwickeln unsere Abteilungswebseiten kontinuierlich weiter und verfassen in Zusammenarbeit mit unseren Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern Beiträge für den Instituts-Blog.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Berufsausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r) oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung.
• Sie bringen Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich mit und arbeiten sich selbstständig und strukturiert in neue Aufgabenbereiche ein.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (insbesondere Excel, Word, Outlook).
• Sie haben ein gutes Zahlenverständnis und analytisches Denkvermögen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ihre Team- und Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion machen Sie zu einer vertrauenswürdigen Ansprechperson für unsere Kolleg*innen.
• Eine selbstständige und proaktive Arbeitsweise und ausgezeichnetes Organisationsgeschick.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und zukunftsorientierten Arbeitsumfeld.
• Optimale Arbeitsbedingungen und moderne Infrastruktur.
• Ein kollegiales, engagiertes Team mit offener Kommunikation und guter Arbeitsatmosphäre.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm.
• Attraktive Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (flexible Arbeitszeiten, Regelungen zum mobilen Arbeiten, Kita-Platz-Kontingent in Karlsruhe etc.).
• Kostenfreie Parkplätze und eine leistungsfähige Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge.
• Eine Kantine sowie nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten.
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV sowie ein Zuschuss zum Deutschlandticket.