Assistent*in Betriebsleitung (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Kurzbeschreibung der Position

Sie nehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselposition an der Seite der Betriebsleitung ein, koordinieren wesentliche Abläufe und tragen maßgeblich zur Vorbereitung und Unterstützung von Entscheidungen bei.

Hauptaufgaben

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Als erste Ansprechperson übernehmen Sie die professionelle Koordination des E-Mail- und Telefonverkehrs der Betriebsleitung. Sie priorisieren und leiten relevante Informationen gezielt weiter und sorgen für eine effiziente Abstimmung mit der Betriebsleitung und mit internen und externen Gesprächspartner*innen.
• Termin- und Kalendermanagement: Sie koordinieren die Terminplanung für die Betriebsleitung, organisieren Besprechungen und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung.
• Protokollführung, Korrespondenz und Sitzungsmanagement: Eigenverantwortlich erstellen und aktualisieren Sie Protokolle für Gremien, melden Tagesordnungspunkte an, arbeiten Änderungen ein und erstellen sämtliche Schreiben und Ausfertigungen für die Betriebsleitung.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Qualifikationen: Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fachkenntnisse: Idealerweise bringen Sie erste Berufserfahrung im Assistenzbereich mit und arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office Tools. Zudem zeigen Sie Offenheit und Lernbereitschaft, sich in die Systeme Session und ENAIO einzuarbeiten.
• Kompetenzen: Sie überzeugen durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten. Der Umgang mit Menschen bereitet Ihnen Freude, dabei handeln Sie zuverlässig, loyal und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick aus.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Der Eigenbetrieb Team Sauberes Karlsruhe sorgt mit rund 550 engagierten Mitarbeitenden täglich für ein sauberes Stadtbild. Das Aufgabenspektrum reicht von der Reinigung von Straßen, Plätzen und Grünanlagen über die umweltgerechte Beseitigung von Abfällen bis hin zu vielfältigen Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.