Assistent/Assistentin des Direktoriums (all genders)

Kurzbeschreibung der Position

Eigenständige Koordination der Belange des Direktoriums, inkl. strategischer Terminplanung und Reisemanagement.

Hauptaufgaben

• Sicherstellung und Optimierung des Kommunikationsflusses zwischen Direktorium und den Geschäftsfeldern
• Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Kunden-, Strategie- und Projektterminen des Direktoriums, einschließlich inhaltlicher Abstimmung, Termincontrolling sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und Maßnahmen
• Kontaktpflege von Partnern aus Politik und Wirtschaft
• Koordination und organisatorische Gesamtverantwortung für Veranstaltungen und Meetings
• Eigenverantwortliche Budgetplanung, -überwachung und -steuerung im Rahmen des Veranstaltungsmanagements sowie Abschluss und Abwicklung von Verträgen mit externen Dienstleistern
• Vorbereitung von Beschlussvorlagen nach Vorgabe
• Koordination und organisatorische Steuerung von öffentlichkeitswirksamen Projekten
• Mitwirkung bei dem Aufbau der Plattform für klinische Prüfung

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Business Administration, Kommunikationsmanagement, Markting, BWL oder vergleichbar
• Sehr gutes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Planungsgeschick
• Schnelle Auffassungsgabe und die Bereitschaft, sich in neue Themenbereiche einzuarbeiten
• Erfahrung im administrativen Projektmanagement wünschenswert
• Ein hohes Maß an Diskretion
• Diplomatisches Geschick

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Offene, inklusive und innovative Arbeitsatmosphäre in einem interdisziplinären Team mit flachen Hierarchien, in den gegenseitige Wertschätzung aktiv gelebt werden
• Arbeitsumfeld, in der Teamarbeit, Kreativität und eigenverantwortliches Handeln geschätzt und gefördert werden
• Großer Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, unsere junge Einrichtung kreativ und nachhaltig mitzugestalten
• Familienfreundliche Arbeitskultur mit flexiblen Arbeitsbedingungen (flexible Arbeitszeitmodelle, orts- und zeitflexibles Arbeiten)
• Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Eltern-Kind-Büro, Notfallbetreuung, Lebenslagencoaching, Kinderbetreuung und Beratungsleistungen zu Homecare-Eldercare etc. in Kooperation mit dem pme Familienservice
• Gezielte Weiterbildung und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Stärken durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Programme zur Karriereentwicklung von Wissenschaftlerinnen und weiblichen Führungskräften, Debiasing-Angebote und vieles mehr
• Zugang zu barrierefreien Arbeitsplätzen und technischen Hilfsmitteln sowie individuelle Unterstützung zur Integration ins Arbeitsumfeld (Ergonomische Arbeitsplätze, auf Wunsch mit spezieller Sonderausstattung, elektrische Eingangstüren, Fahrstuhl für barrierefreie Zugänglichkeit, behindertengerechtes WC sowie ein Ruheraum zur Erholung)
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung
• Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Weiterbeschäftigung wird jedoch angestrebt.