Administrative/r Manager/in im Wissenschaftlichen Direktorat (m/w/d) (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) sucht eine/n Administrative/r Manager/in für das Wissenschaftliche Direktorat am Standort Müncheberg. Die Position ist zuständig für die Unterstützung der strategischen Koordination, die zentrale Wissenschaftskommunikation und die Öffentlichkeitsarbeit. Die Stelle ist zunächst auf 75 % einer Vollzeitstelle befristet für zwei Jahre, mit der Perspektive auf eine Verstetigung und einer möglichen Erweiterung des Stellenumfangs auf 100 %.

Hauptaufgaben

• Personalmanagement und administrative Koordination:
• Administrative Begleitung von Stellenbesetzungsverfahren im Direktorat
• Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen
• Übersicht, Nachhalten und Aufbereiten von Personalunterlagen
• Begleitung von Beschaffungen und Vergabeverfahren sowie sachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Pflege und Administration direktionseigener Infrastruktur und Tools (z. B. Kalender, Sammelpostfächer, Lizenzen, Inventar)
• Redaktionelle Pflege von Direktorats- und Mitarbeitendenseiten auf der ZALF-Website und im Intranet
• Wissensmanagement für direktoratsübergreifende Angelegenheiten
• Administration des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Durchführung von Unterweisungen sowie Pflege von Gefährdungsbeurteilungen
• Schnittstellenmanagement und Veranstaltungsorganisation:
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung administrativer Schnittstellen mit der zentralen Verwaltung
• Unterstützung bei ZALF-weiten administrativen Vorhaben und Erarbeitung interner Regelungen
• Organisatorische Unterstützung ausgewählter interner und externer Veranstaltungen
• Berichtswesen und Unterstützung des Wissenschaftlichen Direktors:
• Administrative und statistische Zuarbeit für Berichte und Analysen (z. B. gegenüber der Leibniz-Gemeinschaft)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Evaluierungen sowie Mitwirkung bei institutsweiten Berichtsanlässen
• Aktualisierung interner Leistungs- und Publikationsdatenbanken
• Vertretungsweise Unterstützung des Vorzimmers (Terminabstimmungen, Reiseorganisation, Gästebetreuung)

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozial- oder Organisationswissenschaften, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger mehrjähriger Berufserfahrung
• Praktische Erfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Wissenschafts- oder öffentlichen Umfeld
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes (z. B. Personalvorgänge, Beschaffung, Budgetüberwachung)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im strukturierten Management paralleler Aufgaben
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in Schnittstellenfunktionen
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Anwendungen und digitalen Organisations-Tools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Internationales Arbeitsumfeld, das eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten fördert
• Kollegiales und aufgeschlossenes Arbeitsklima in einer dynamischen Forschungseinrichtung
• Eingruppierung gemäß Tarifvertrag der Länder (TV-L) bis zu EG 10 (inklusive Jahressonderzahlung)
• Flexible Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten (bis zu 40 %)
• ZALF-Firmenticket
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
• Besetzung der Stelle in Teilzeit grundsätzlich möglich