Administrative Associate (m/w/d)

UWC ist eine globale Bewegung von 18 Schulen auf vier Kontinenten mit einer gemeinsamen Mission: Bildung als Kraft für den Frieden und eine nachhaltige Zukunft zu machen. Jedes Jahr bringen wir junge Menschen aus über 150 Ländern und unterschiedlichen Hintergründen zusammen, um in vielfältigen, internationalen Umgebungen gemeinsam zu leben und zu lernen – wobei nicht nur akademische Exzellenz, sondern auch interkulturelles Verständnis und ein Streben nach gesellschaftlicher Wirkung gefördert werden. UWC-Schüler bereiten sich nicht nur auf Prüfungen vor, sie bereiten sich darauf vor, Veränderungen zu bewirken. Durch reale Herausforderungen entwickeln sie die Fähigkeiten, das Mitgefühl und den Mut, etwas zu bewegen.

UWC International ist der operative Arm von UWC, einer in Großbritannien und Deutschland registrierten Wohltätigkeitsorganisation im Herzen der globalen UWC-Bewegung. Mit Sitz in London und Berlin arbeitet unser Team eng mit Stakeholdern im gesamten UWC-Netzwerk zusammen und unterstützt eine globale Alumni-Gemeinschaft von über 85.000 Changemakern.

Unsere Arbeit umfasst globales Fundraising, Kommunikation, Promotion und Unterstützung für das Netzwerk von mehr als 150 nationalen UWC-Komitees. Wir leiten zudem die globale Strategie und bieten wichtige Dienstleistungen für UWC-Schulen und Colleges an.

Wir sind stolz darauf, die Vielfalt widerzuspiegeln, für die wir uns einsetzen. Unser internationales Team repräsentiert über 25 Nationalitäten und bringt eine breite Palette an Perspektiven und Lebenserfahrungen mit. Wir setzen uns in allen Aspekten unserer Arbeit für Antirassismus, Diversität, Gerechtigkeit und Inklusion (ARDEI) ein – um sicherzustellen, dass unsere Organisationskultur die Werte widerspiegelt, die wir in der gesamten UWC-Bewegung fördern.

Aufgaben

• Büro- & Verwaltungsmanagement
• Finanzunterstützung
• IT- & Online-Tool-Management
• Stakeholder- & Community-Support
• Compliance, Gesundheit und Sicherheit
• Personalverwaltung

Anforderungsprofil

• Erfahrung in Empfangstätigkeiten und administrativen oder operativen Unterstützungsrollen (wünschenswert) sowie im Umgang mit verschiedenen Bürosystemen und -geräten (wünschenswert)
• Verständnis von administrativen Arbeitsabläufen und Ressourcenmanagement
• Fähigkeit, Kalender und Büroaktivitäten eigenständig zu koordinieren
• Geschick bei der Implementierung und Pflege effizienter Ablage- und Dokumentationssysteme
• Gute Problemlösungsfähigkeiten bei der Bewältigung administrativer und operativer Herausforderungen
• Fähigkeit, IT-Probleme der ersten Ebene zu lösen (wünschenswert)
• Sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack sowie nachgewiesene Fähigkeit, neue digitale Tools zu erlernen und zu nutzen
• Freundliche und inklusive Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in multikulturellen Kontexten
• Exzellente Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift) für die Teamkommunikation erforderlich
• Engagement für Safeguarding, Sicherheit und die Einhaltung der Werte von UWC International

Weitere Infos

In dieser vielseitigen Rolle leisten Sie wesentliche administrative und operative Unterstützung für die gesamte Organisation und fungieren gleichzeitig als zentraler Ansprechpartner für Kollegen, Partner, Besucher und Mitglieder unserer globalen Gemeinschaft, von denen viele Englisch oder Deutsch nicht als Muttersprache sprechen.

Sie werden eine wichtige Rolle dabei spielen, einen reibungslosen und professionellen Ablauf in unserem Berliner Büro zu gewährleisten und gleichzeitig zur kontinuierlichen Verbesserung interner Systeme und Prozesse beizutragen, die die Teams vernetzt und effektiv halten – einschließlich einer engen Abstimmung mit unserem Executive Team in London.

Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für diese Position unerlässlich.

Sie sind die erste Anlaufstelle für unser Berliner Büro und kommunizieren selbstbewusst und empathisch mit Personen mit unterschiedlichem Hintergrund – und repräsentieren UWC International gegenüber Besuchern, Lieferanten und Partnern in Deutschland.

Dies ist eine unbefristete Teilzeitstelle in Präsenz in Berlin mit einer Arbeitszeit von 16 Stunden pro Woche, die nach Ihren Wünschen auf 3–4 Tage verteilt werden kann.

Diese Rolle eignet sich für jemanden, der gerne mit Menschen arbeitet, stolz darauf ist, effiziente und gut organisierte Arbeitsweisen zu schaffen, und sich darauf freut, Teil einer zweckgebundenen internationalen Organisation im Herzen Berlins zu sein.