Administrative Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Marine Zoologie

Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) – Frankfurt am Main

Kurzbeschreibung der Position

Administration und Organisation des Departments Marine Zoology des Senckenberg Forschungsinstituts und Naturmuseums, Frankfurt, sowie einer Professur, die sowohl am Senckenberg als auch an der Goethe-Universität Frankfurt angesiedelt ist.

Hauptaufgaben

  • Administration und Organisation des Departments Marine Zoology des Senckenberg Forschungsinstituts und Naturmuseums, Frankfurt, sowie einer Professur, die sowohl am Senckenberg als auch an der Goethe-Universität Frankfurt angesiedelt ist
  • Koordination der Termine des Professors und seiner Arbeitsgruppen
  • Schnittstellenfunktion und Ansprechpartner zwischen Verwaltung und Wissenschaft (Senckenberg/Universität Frankfurt)
  • Administrative Unterstützung internationaler Wissenschaftler
  • Bearbeitung von Rechnungen, Personalunterstützung und Budgetverwaltung
  • Servicefunktion für das Department, einschließlich Beschaffung, Reiseunterlagen usw.
  • Bearbeitung des ein- und ausgehenden Postverkehrs
  • Pflege von Datenbanken
  • Vorbereitung von Sitzungen, Konferenzen und Veranstaltungen sowie Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen
  • Überwachung des jährlichen Abteilungsbudgets und Projektbudgets, Erstellung von Finanzberichten
  • Sichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Abgeschlossenes Studium als Fremdsprachensekretär oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich der Assistenz
  • Sichere Beherrschung der MS Office-Anwendungen und gute SAP-Kenntnisse
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
  • Freundliches und bestimmtes Auftreten und Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Organisationsfähigkeit, soziale Kompetenz, Diskretion und hohe Vertrauenswürdigkeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Zugang zu einem internationalen Netzwerk von Wissenschaftlern, Politikern und Forschungsorganisationen
  • Attraktiver Arbeitsplatz in einem dynamischen Umfeld eines weltweit renommierten Forschungsinstituts in einer vielfältigen Stadt mit hohem Lebensstandard
  • Flexible Arbeitszeiten – mobile Arbeit – Unterstützung bei Kinderbetreuung oder Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch 'audit berufundfamilie') – Mitarbeiterausweis mit freiem Eintritt in viele städtische Museen – jährliche Sonderzahlung nach Tarifvertrag – gesetzlicher Jahresurlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge (ZVK)