Administrative Assistant (m/f/d)

Die International Max Planck Research School for Intelligent Systems (IMPRS-IS) ist eines der weltweit führenden Doktorandenprogramme in den Bereichen maschinelles Lernen, Robotik, Computer Vision und verwandten Disziplinen. Als Hauptdoktorandenprogramm des Max-Planck-Instituts für Intelligente Systeme (MPI-IS) bringt die IMPRS-IS eine internationale Gemeinschaft von Doktoranden, Fakultätsmitgliedern und akademischen Partnern zusammen.

Zur Unterstützung des kleinen Teams, das für die Koordination und Verwaltung dieses großen internationalen Doktorandenprogramms verantwortlich ist, suchen wir eine motivierte, hochorganisierte und serviceorientierte Verwaltungsassistenz. Die Position unterstützt das Team bei einer Vielzahl von administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb der IMPRS-IS. Das Programm und sein Managementteam arbeiten primär auf Englisch. Kenntnisse der deutschen Sprache sind ebenfalls erforderlich, um administrative Aufgaben zu erledigen und mit der Verwaltung des Instituts zu kommunizieren.

Wir suchen eine Verwaltungsassistenz (m/w/d), 75-100% Elternzeitvertretung bis zum 31. März 2028.

Roles and responsibilities

• Tägliche administrative und organisatorische Unterstützung des IMPRS-IS-Koordinationsteams.
• Unterstützung der Kommunikation mit Doktoranden, Fakultätsmitgliedern, Trainern, externen Partnern und anderen Stakeholdern.
• Entwurf von E-Mails, Ankündigungen und anderen Programmmitteilungen sowie Mithilfe bei der Pflege relevanter Websites und Informationsmaterialien.
• Organisation von Meetings, Workshops, Schulungen, Veranstaltungen und Verwaltung von Community-Kalendern.
• Unterstützung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit externen Trainern und Dienstleistern.
• Führung von Dokumentationen, Aufzeichnungen, Projektverfolgung und Datenorganisation.
• Abwicklung von Reisevorkehrungen, Erstattungen und zugehöriger Finanzdokumentation.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Programmmaterialien.
• Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben nach Bedarf.

Education and experience

• Relevante Qualifikation oder Berufserfahrung in der Büroadministration, Fremdsprachenassistenz, Projektkoordination oder einem verwandten Bereich.
• Exzellente schriftliche und mündliche Englisch- und Deutschkenntnisse (Niveau C1 oder höher).
• Sicherer Umgang mit Standard-Bürosoftware und Bereitschaft, neue digitale Tools und Plattformen zu erlernen.
• Fähigkeit, unabhängig, zuverlässig und strukturiert zu arbeiten.
• Hochorganisiert und detailorientiert.
• Freundliches, sicheres Auftreten und starke interkulturelle Kompetenz.
• Engagement für eine hochwertige Servicequalität und starke Problemlösungsfähigkeiten.
• Flexibilität bei sich ändernden Prioritäten und Programmanforderungen.
• Fähigkeit, das Institut professionell und einladend zu repräsentieren.
• Erfahrung in Forschungseinrichtungen, Hochschulen oder internationalen Umgebungen ist ein Vorteil.

Our offer

Sie werden Teil eines freundlichen, motivierten, internationalen und vielfältigen Teams. Ihr primärer Arbeitsort wird das MPI-IS Stuttgart sein. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und viele weitere Vorteile.

Basierend auf Ihren Qualifikationen und Ihrer bisherigen Berufserfahrung ist ein Gehalt bis zur Entgeltgruppe 8 (TVöD Bund) gemäß dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst möglich. Alle sozialen Leistungen des öffentlichen Dienstes finden Anwendung. Die Stelle ist befristet auf die Dauer der Elternzeit und läuft bis zum 31. März 2028.

Application

Für Ihre Bewerbung reichen Sie bitte ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Empfehlungsschreiben ein. Bitte laden Sie alle Dokumente als eine PDF-Datei über unser Bewerbungssystem hoch.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt verfügbar und bleibt bis zur Besetzung ausgeschrieben. Bewerbungen, die bis zum 8. September 2026 eingehen, werden bevorzugt berücksichtigt.

Falls Sie eine Bewerbung in Papierform senden möchten, ist dies ebenfalls möglich. Bitte senden Sie diese an: Max Planck Institute for Intelligent Systems, Heisenbergstrasse 3, 70569 Stuttgart, Deutschland.

Fragen zur Stelle richten Sie bitte an das Institut.

Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich dafür ein, die Zahl von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen, und begrüßt Bewerbungen von entsprechend qualifizierten Personen. Am MPI-IS feiern wir Vielfalt und glauben, dass das Zusammenbringen verschiedener Perspektiven und Hintergründe der Schlüssel zum wissenschaftlichen Fortschritt ist. Wir suchen viele verschiedene Fähigkeiten und Talente, daher würden wir uns auch dann über eine Nachricht von Ihnen freuen, wenn Sie nicht jede einzelne aufgeführte Anforderung erfüllen.