Abteilungsleitung Mitgliederverwaltung & zentrale Dienste (m/w/d)

Aufgaben

Operative Tätigkeiten der Mitgliederverwaltung sowie allgemeine Tätigkeiten im Bereich Service für Mitarbeitende

• Barkassenprüfung
• Erfassen und Bearbeiten von Mitgliederdaten
• Betreuung der Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Anrufen)
• Telefonische Betreuung und Beratung unserer Mitglieder
• Posteingang und -ausgang
• Buchen von Fahrkarten/Hotels/Flüge/Dienstkleidung
• Allgemeines Bestellwesen
• Erstellung von Provisionsabrechnungen
• Unterstützung des Wertschätzungsmanagements
• Allg. Servicetätigkeiten aus der Ablauforganisation

Originäre Leitungstätigkeiten

• Führung von Jahresmitarbeitergesprächen mit derzeit drei Mitarbeitenden
• Arbeitszeitmanagement des Teams von derzeit drei Mitarbeitenden
• Organisatorische Ansprechperson für die Abteilung sowie Koordination der Ablauforganisation
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Prozesse
• Erstellung von Jahresberichten und Reporting an die Geschäftsführung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; eine Weiterbildung im Bereich Management oder Organisationsentwicklung von Vorteil
• Fundierte Erfahrung im Service- und/oder Verwaltungsbereich
• Digitale Affinität und sehr gute Routine im Umgang mit Microsoft 365 sowie idealerweise mit weiteren Verwaltungsprogrammen
• Sehr gutes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei administrativen Aufgaben
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Mitgliedern, Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzen
• Sehr gute Teamfähigkeit sowie eine eigenständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise mit kooperativen und ressourcenstärkendem Führungsstil

Wir bieten

• Ein engagiertes und kollegiales Team, das Sie herzlich willkommen heißt
• Eine gestaffelte und strukturierte Einarbeitung in die Funktion der Leitung
• Die Möglichkeit, aktiv Dinge zu bewegen und Verwaltungsstrukturen zukunftsorientiert weiterzuentwickeln
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Innovationen voranzubringen
• Eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Diverse Vergünstigungen durch unser Mitarbeitendenportal und einzelnen Kooperationspartnerinnen und -partnern
• Tarifliche Vergütung nach AVR-Caritas gemäß Vergütungsgruppe 5c. Das monatliche Bruttogehalt beträgt (bei Vollzeit) – je nach Berufserfahrung – ca. 3.481 € bis 4.134 €
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• 30 Tage Urlaub plus einen AZV-Tag. Des Weiteren sind der 24.12. und der 31.12 arbeitsbefreite Tage
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an der Malteser Akademie und über unser internes digitales Schulungsportal
• Vergünstigte Konditionen im öffentlichen Personennahverkehr im Raum Freiburg mit der RegioKarte Job
• Hansefit-Mitgliedschaft für Ihre Gesundheit und Fitness
• Kostenfreie Getränke am Standort
• Teilnahme an unterschiedlichen Betriebsveranstaltungen

Rahmenbedingungen

• Beginn: 01.10.2026 oder später
• Vollzeitstelle mit 39 Stunden/Woche
• Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet. Eine Weiterbeschäftigung über die Befristung hinaus wird angestrebt.

Über Malteser Hilfsdienst

Der Malteser Hilfsdienst in Freiburg sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit Leitungsfunktion für die Abteilung Mitgliederservice und zentrale Dienste mit aktuell drei Teammitgliedern.

Bewerbung

Senden Sie uns Ihre Bewerbung über den Bewerbungslink zur Originalanzeige!