Abteilungsassistent*in

Kurzbeschreibung der Position

Sie unterstützen die Mitarbeitenden der Abteilung Hybrid Intelligence bei administrativen und organisatorischen Fragen.

Hauptaufgaben

• Terminplanung und -koordination für Bewerbungsgespräche, Meetings und Workshops
• Kommunikation mit internen und externen Kundinnen und Besucherinnen
• Korrespondenz (mündlich und schriftlich) in deutscher und englischer Sprache
• Organisation, Buchung und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnung
• Interne administrative Abläufe und organisatorische Prozesse der Abteilung

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Fähigkeit, das Aufgabengebiet eigenständig und effizient zu organisieren
• Hohes Maß an Flexibilität, Eigenverantwortlichkeit und Zuverlässigkeit
• Freundliche und gewinnende Ausstrahlung, sicheres und gewandtes Auftreten sowie Diskretion
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kenntnisse der MS-Office Programme (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)
• Erfahrung im Umgang mit Kollaborationstools wie Jira und Confluence ist wünschenswert
• Kenntnisse im Umgang mit SAP-Systemen sind wünschenswert

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Super Arbeitsatmosphäre mit neugierigen, lern-getriebenen Kolleg*innen
• Maßgeschneiderte Soft-Skill-Trainings und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Diversity-Training für alle Mitarbeitenden
• Familienfreundliche Kultur
• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
• Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
• Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
• Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.