Abteilungsassistent*in als Elternzeitvertretung

Kurzbeschreibung der Position

Sie führen professionell, freundlich, zuverlässig und souverän das Sekretariat der Abteilung ART als Elternzeitvertretung und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Fragen.

Hauptaufgaben

• Terminplanung und -koordination für interne und externe Termine (z. B. Meetings, Workshops, Bewerbungsgespräche)
• Organisation und logistische Unterstützung der Mitarbeitenden bei ihren Dienstreisen
• Unterstützung bei der Qualitätssicherung von Projektskizzen und Angeboten
• Übernahme von Teilaufgaben bei internen Abläufen und Prozessen
• Optimierung von abteilungsinternen Verwaltungsprozessen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Spaß daran, effizient zu organisieren und für andere vorausschauend mitzudenken
• Souveräne Kommunikation mit Kolleginnen, Kundinnen und Besucher*innen
• Stilsichere mündliche und schriftliche Korrespondenz in deutscher Sprache
• Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigenverantwortlichkeit und Zuverlässigkeit
• Eine freundliche und gewinnende Ausstrahlung, ein sicheres und gewandtes Auftreten sowie das nötige Maß an Diskretion
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kenntnisse der MS Office-Programme (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)
• Die Fähigkeit, auch mit parallelen Vorgängen und unterschiedlichen Ansprechpartner*innen souverän umzugehen

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Angenehme Arbeitsatmosphäre mit neugierigen und motivierten Kolleg*innen
• Maßgeschneiderte Soft-Skill-Trainings und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Diversity ist ein wichtiges strategisches Ziel: Wir setzen uns aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein, beginnend mit einem Diversity-Training für alle Mitarbeitenden
• Familienfreundliche Kultur
• Unterstützung einer guten Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
• Die wöchentliche Arbeitszeit kann bis zu 39 Stunden betragen. Die Stelle kann gerne auch in Teilzeit besetzt werden.
• Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
• Die Stelle ist als Elternzeitvertretung auf 24 Monate befristet.